Faire sa comptabilité soi-même : 4 étapes à suivre

1. Comprendre les bases de la comptabilité d'entreprise

Avant de vous lancer tête baissée dans le grand bain de la comptabilité d'entreprise, prenez un moment pour comprendre les principes fondamentaux de cette discipline. Quelles sont les obligations comptables inhérentes à chaque structure d'entreprise ? Quel régime comptable est le plus adapté à votre situation et à vos besoins spécifiques ?

Se familiariser avec les obligations comptables 

Toute entreprise, quels que soient son régime fiscal et son statut juridique, a des obligations comptables : bilan annuel, bilan du compte de résultat ou de la liasse fiscale, etc.

Choisir son régime comptable 

Micro-entreprise, régime réel, comptabilité d'engagement, comptabilité de trésorerie : chaque régime a ses spécificités. Voici un tableau qui récapitule les principales obligations.

Ce tableau est une simplification des obligations comptables et ne tient pas compte de toutes les spécificités et nuances propres à chaque statut. Néanmoins, si des difficultés surviennent, vous pouvez toujours faire appel à un cabinet d’expertise-comptable.

2. Organiser et tenir sa comptabilité soi-même

Deux options s'offrent à vous : tenir votre comptabilité manuellement sur papier, ou opter pour un logiciel de comptabilité qui automatise certaines tâches, réduit le risque d'erreurs, et sécurise vos données en les stockant à distance.

Sélectionner un logiciel de comptabilité adapté 

Le marché propose une multitude de logiciels de comptabilité, en ligne ou non. Optez pour celui qui correspond le mieux à vos besoins et à la taille de votre entreprise. 

Ce type de solution déploie les avantages suivants :

• Automatisation de certaines tâches ;
• Réduction du risque d'erreurs ;
• Et sécurisation de vos données en les stockant à distance.

Une telle solution garantit une meilleure efficacité et organisation.

Tenir ses livres à jour 

Saisie des écritures comptables, mise à jour du grand livre, suivi des achats et ventes : être rigoureux et régulier est primordial pour éviter les erreurs et respecter les échéances fiscales. Néanmoins, même si c’est une méthode économique, elle peut rapidement devenir chronophage et sujette à erreurs. Restez vigilant !

3. Maîtriser ses déclarations et éviter le contrôle fiscal

Entre l'importance de maîtriser ses déclarations fiscales et la menace constante d'un contrôle fiscal, chaque entrepreneur se doit de manier sa comptabilité avec précaution et diligence.

Conserver ses notes de frais et ses documents comptables

Conservez méticuleusement vos justificatifs comptables. En cas de contrôle fiscal ou par l'URSSAF, même un simple ticket de caisse pourrait être exigé comme preuve de paiement. Pour garantir leur accessibilité et éviter leur détérioration physique, la dématérialisation est conseillée. 

Cependant, pour que ces documents numérisés soient juridiquement valables, ils doivent avoir une valeur probante. Sans cette dernière, l'administration fiscale pourrait refuser un fichier numérisé, rendant ainsi la version papier indispensable. La valeur probante d'un document dématérialisé signifie qu'il est accepté légalement comme preuve, au même titre qu'un document physique. Pour garantir cette valeur probante à vos notes de frais et documents comptables dématérialisés, plusieurs étapes sont essentielles :

• Le document doit être numérisé en haute résolution pour garantir la lisibilité de toutes les informations ;
• L'utilisation de solutions de stockage sécurisées, comme la blockchain ou des solutions certifient le document numérisé ;
• Le document est horodaté, ce qui permet de prouver son existence à un moment donné ;
• La signature électronique certifiée garantit l'authenticité de l'émetteur du document ;
• Les documents doivent être stockés dans un environnement sécurisé, protégé contre les altérations, pertes ou accès non autorisés ;
• Utilisation d’archivage électronique à valeur probante (AEVP) qui consiste à utiliser des solutions d'archivage spécifiques, souvent proposées par des tiers de confiance. Ils garantissent le respect des normes légales et réglementaires pour la conservation des documents électroniques.

Faire une revue annuelle et ne pas être en retard dans ses déclarations fiscales

Avant la clôture de l'exercice, prendre le temps de vérifier ses comptes, de réaliser un bilan et d'établir un compte de résultat permet de s'assurer de la cohérence de sa comptabilité. Être en retard ou négliger vos déclarations fiscales entraîne des pénalités financières. C’est pourquoi, vous devez connaître les obligations déclaratives associées à votre statut et leurs échéances. Pour éviter tout oubli, utilisez un calendrier ou optez pour un logiciel de comptabilité offrant des rappels automatisés pour chaque deadline.

4. Stratégies pour une gestion comptable efficace 

Gérer sa comptabilité est une tâche capitale pour chaque entreprise. Que ce soit en toute autonomie, en sollicitant les conseils d'un expert-comptable, en externalisant certaines opérations ou en utilisant des outils numériques.  Le but reste le même : garantir une bonne santé de l'entreprise avec une comptabilité précise et conforme aux normes.

Solliciter le rôle conseil de l'expert-comptable 

Dans certains cas, solliciter les services d'un expert-comptable s’avère judicieux, ne serait-ce que pour bénéficier de conseils avisés et garantir la conformité de sa comptabilité.

Externaliser certaines tâches 

Si l'idée est de gérer sa comptabilité en interne, certaines tâches spécifiques ou ponctuelles peuvent être externalisées pour gagner en efficacité. Externaliser la comptabilité, même partiellement, offre un gain de temps considérable. Car même si vous souhaitez gérer une grande partie de votre comptabilité en interne, des missions spécifiques comme l'établissement du bilan annuel ou la préparation de la liasse fiscale nécessitent l'expertise d'un professionnel externe. 

Ainsi, en déléguant ces tâches ponctuelles, l'entreprise garantit non seulement leur exactitude, mais elle libère également du temps pour se concentrer sur d'autres aspects de son activité.

Utiliser un logiciel de comptabilité

Un logiciel de comptabilité en ligne simplifie grandement la gestion comptable d'une entreprise en offrant une panoplie de fonctionnalités :

• Dématérialisation des justificatifs : vos documents sont numérisés, déposés en ligne, liés aux opérations appropriées, et facilement accessibles avec une valeur probante ;
• Guidance pour les liasses fiscales : le logiciel guide l'utilisateur étape par étape, automatisant une grande partie du processus et envoyant des rappels pour respecter les échéances ;
• Automatisation des livres comptables : en se synchronisant à votre compte bancaire professionnel, le logiciel catégorise et enregistre automatiquement toutes les transactions.

Gérer sa comptabilité soi-même est un choix ambitieux qui requiert investissement et rigueur. Cependant, avec les bons outils, une formation adéquate et une méthodologie bien rodée, chaque chef d'entreprise peut s'assurer une gestion financière solide, tout en économisant les coûts associés à l'externalisation. Avec sa méthode de numérisation des notes de frais, ses moyens de paiement et la saisie automatisée des opérations comptables, Mooncard simplifie votre gestion comptable et la restitution de la TVA. Les transactions, intégrées sans nouvelle saisie, s'harmonisent parfaitement à votre PCG au sein de votre logiciel de comptabilité. 

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