Déplacements en voiture personnelle, achats de matériel, courses pour un événement, péages lors d'une compétition : les bénévoles engagent régulièrement des dépenses pour leur association, et les frais des bénévoles peuvent suivre deux voies : l'association les rembourse sur justificatif, ou le bénévole y renonce et bénéficie d'une réduction d'impôt. Mais ce choix n'est pas anodin, ni pour le bénévole, ni pour la trésorerie de l'association. Dans cet article, nous comparons les deux options sur un exemple chiffré, en détaillant les formalités, puis les solutions qui évitent au bénévole d'avancer l'argent.
Deux options pour un même déplacement : l'exemple de Claire
Claire est bénévole dans un club sportif reconnu d'intérêt général. Sur l'année, elle accompagne l'équipe en compétition et engage 600 € de frais : péages, carburant, repas pris pendant les déplacements, petit matériel. Ses justificatifs sont complets.
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Option 1 : le remboursement : Claire transmet ses notes de frais, l'association lui rembourse 600 € sur présentation des pièces. La dépense est une charge pour l'association, qui décaisse 600 €. Claire ne bénéficie d'aucun avantage fiscal, puisqu'elle n'a rien donné.
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Option 2 : l'abandon de frais : elle renonce expressément au remboursement. Son abandon est assimilé à un don de 600 € à l'association. Celle-ci étant d'intérêt général, Claire bénéficie d'une réduction d'impôt de 66 %, soit 396 €, dans la limite de 20 % de son revenu imposable. L'association ne décaisse rien, mais elle doit constater la dépense dans ses comptes et délivrer un reçu fiscal.
| Remboursement | Abandon de frais | |
|---|---|---|
| Ce que perçoit Claire | 600 € remboursés | 396 € de réduction d'impôt |
| Coût net pour Claire | 0 € | 204 € |
| Décaissement pour l'association | 600 € | 0 € |
| Formalité pour l'association | Remboursement sur pièces | Constatation en comptabilité et reçu fiscal |
L'abandon de frais n'a d'intérêt que pour un bénévole imposable.
Un bénévole non imposable n'en tire aucun avantage et préférera le remboursement. Pour certains organismes, notamment ceux qui viennent en aide aux personnes en difficulté, le taux de réduction est plus élevé sur une première tranche de dons : le montant exact se vérifie sur service-public.fr pour l'année concernée.
Les formalités de l'abandon de frais
Quatre conditions doivent être réunies :
Les frais sont engagés strictement pour l'activité de l'association, sans contrepartie pour le bénévole. Ils sont justifiés par des pièces précisant l'objet de chaque dépense ou déplacement. Le bénévole renonce expressément au remboursement, généralement par une mention manuscrite et signée sur sa note de frais, du type « Je renonce au remboursement des frais ci-dessus et les laisse à l'association en tant que don ». Enfin, l'association constate ces frais dans sa comptabilité, ce qui suppose qu'elle aurait été en mesure de les rembourser.
L'association délivre ensuite un reçu fiscal conforme au modèle réglementaire (formulaire Cerfa n° 11580), que le bénévole conserve en cas de contrôle. En comptabilité, l'abandon se traduit par l'enregistrement de la dépense en charge et, en contrepartie, d'un produit au titre des dons : le résultat est neutre, mais la dépense apparaît bien dans les comptes.
Le cas des frais kilométriques
Les déplacements avec un véhicule personnel représentent souvent l'essentiel des frais des bénévoles. Pour le remboursement, l'association peut appliquer le barème kilométrique fiscal ou un barème interne plus favorable, à condition de ne pas créer de rémunération déguisée. Pour l'abandon de frais, l'administration publie chaque année un barème spécifique aux bénévoles, distinct du barème des salariés et applicable quelle que soit la puissance du véhicule.
Dans les deux cas, chaque trajet doit être documenté : date, motif, lieux de départ et d'arrivée, distance. Notre article sur les frais kilométriques d'une association détaille ces règles, et celui sur la note de frais des bénévoles en donne la forme.
Éviter que le bénévole avance l'argent
Remboursement ou abandon, le bénévole commence toujours par payer de sa poche. Pour une sortie avec un groupe, un week-end de compétition ou un achat de matériel, la somme peut atteindre plusieurs centaines d'euros, et certains bénévoles renoncent à des missions pour cette raison.
Deux solutions réduisent ce volume. L'association peut payer directement les fournisseurs lorsque la dépense est prévisible : réservation des hébergements et des transports, commande du matériel sur facture. Elle peut aussi confier une carte de paiement aux bénévoles réguliers et aux responsables de section, encadrée par un plafond et des catégories de dépenses définies par le bureau. Le bénévole paie au nom de l'association, transmet le justificatif au moment de l'achat, et n'a plus de note de frais à établir pour ces dépenses.
Les frais kilométriques restent en général en note de frais ou en abandon de frais, puisqu'ils ne donnent lieu à aucun paiement. Les autres dépenses, en revanche, peuvent presque toutes basculer sur la carte. Le fonctionnement de l'avance de frais côté salariés est comparable, comme le rappelle notre article sur l'avance de frais.
Mooncard équipe les associations de cartes nominatives pour leurs bénévoles réguliers, avec des plafonds fixés par le bureau. Les justificatifs sont photographiés depuis l'application, et le trésorier suit les dépenses au fil de l'eau, sans attendre les notes de frais. Pour en parler avec nos équipes, réserver une démo. Les règles générales de gestion sont présentées dans notre mode d'emploi des dépenses associatives.
