Die Rechnung ohne Mehrwertsteuer: Wann ist dies möglich?

Welche Unternehmen können Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen?

Grundsätzlich sind in Deutschland alle Unternehmen umsatzsteuerpflichtig. Kleinere Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler haben jedoch die Möglichkeit, von der sogenannten Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen. Damit sind sie berechtigt, Rechnungen ohne Mehrwertsteuer auszuweisen und haben gegenüber „normalen“ Unternehmen einen gewissen finanziellen Vorteil, weil sie ihre Produkte oder Dienstleistungen günstiger anbieten können.

Dieser Vorteil zeigt sich allerdings nur beim Verkauf an Privatkunden, schließlich können Geschäftskunden die Umsatzsteuer als Vorsteuer abrechnen. Kleinunternehmer haben aber auch konkrete Nachteile, denn sie sind nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Das bedeutet, sie können keine Umsatzsteuer auf ihre Betriebsausgaben absetzen. Für Unternehmer mit hohen Materialkosten lohnt sich diese Regelung daher selten. 

Wer kann Kleinunternehmer werden?

Sowohl Selbstständige und Freiberufler sowie Unternehmen und sogar Vereine können Kleinunternehmer werden. Dazu müssen sie beim Finanzamt einen entsprechenden Antrag stellen. Um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen zu können, darf ein Unternehmen jedoch nur bestimmte Umsätze erzielen. Die Umsatzgrenzen sind in § 19 Abs. 1 UStG festgelegt und wurden im Jahr 2020 angehoben. Seitdem darf der Umsatz des Vorjahres nicht höher als 22.000 Euro sein (vorher waren es 17.500 Euro). Gleich geblieben ist hingegen die Grenze für den voraussichtlichen Umsatz im laufenden Jahr, die bei 50.000 Euro liegt.

Unternehmer, die diese Voraussetzungen erfüllen, können auch im Nachhinein von der Regelbesteuerung in die Kleinunternehmerregelung wechseln. Dies allerdings nur, wenn sie in den letzten fünf Jahren nicht bereits „aktiv“ auf diese verzichtet haben.

Gleichzeitig ist es möglich, auf die Umsatzsteuerbefreiung zu verzichten. Dann muss man wieder Rechnungen mit Mehrwertsteuer schreiben.

Rechnungen von Kleinunternehmern: Darauf müssen Sie achten

Kleinunternehmer dürfen also keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen und ersparen sich den buchhalterischen Aufwand, der mit der Abrechnung und der Umsatzsteuervoranmeldung verbunden ist. Zur Ausstellung einer Rechnung sind sie dennoch verpflichtet und damit sie gültig ist, muss auf der Rechnung ein sogenannter Kleinunternehmerzusatz gut sichtbar eingefügt werden. Darin erklären Kleinunternehmer, dass sie von der Umsatzsteuer befreit sind. Die Verpflichtung ergibt sich aus §14 Absatz 4 Nr. 8 UStG, wobei der Gesetzgeber jedoch keine exakte Formulierung für die Steuerbefreiung vorgibt.

Wer Rechnungen von einem Kleinunternehmer bekommt, muss darauf achten, dass er diese nicht für den Vorsteuerabzug verwenden kann. Schließlich ist hier keine Mehrwertsteuer ausgewiesen und Sie können daher auch keine vom Staat zurückfordern.

Umsatzsteuerfreie Lieferungen und Leistungen

Der Gesetzgeber sieht für bestimmte Lieferungen und Leistungen eine Umsatzsteuerbefreiung vor. Diese umsatzsteuerfreien Leistungen sind in § 4 UStG geregelt und umfassen beispielsweise:

• medizinische und pflegerische Leistungen von Ärzten, Krankenhäusern, Pflegeheimen etc.
• kulturelle Leistungen in Museen, Theatern etc.
• bestimmte Bildungsleistungen von Bildungsträgern und Schulen
• Vermietung oder Verpachtung von Grundstücken
• Finanz- und Versicherungsleistungen

Rechnungen für Geschäftskunden im Ausland

Wer im Ausland tätig ist, muss einige Besonderheiten beachten und zwischen Privat- und Geschäftskunden unterscheiden. So muss die Mehrwertsteuer für private Endverbraucher aus dem EU-Ausland auf der Rechnung ausgewiesen und in Deutschland abgerechnet werden. An umsatzsteuerpflichtige Unternehmen aus dem EU-Ausland muss man hingegen eine Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben.

Bei ihnen wird das sogenannte Reverse-Change-Verfahren angewendet. Das bedeutet, dass die Steuerschuldnerschaft umgekehrt wird und der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer bei seiner zuständigen Finanzbehörde abrechnen muss.

Hinweis: Kleinunternehmer müssen auch im Ausland generell keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen.

Pflichtangaben für Rechnungen an umsatzsteuerpflichtige Unternehmen im EU-Ausland

Damit für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen aus dem EU-Ausland eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer ausgestellt werden kann, müssen beide Unternehmen über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen. Beide Nummern müssen zusammen mit den sonstigen Pflichtangaben auf der Rechnung aufgeführt werden:

• Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger sowie Steueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Datum bzw. Zeitraum der Leistungserbringung
• Art und Menge der Lieferung bzw. Umfang der erbrachten Leistung
• Rechnungsbetrag (ohne Mehrwertsteuer)

Wie bei der Kleinunternehmerregelung muss auch hier ein Verweis auf das Reverse-Charge-Verfahren erfolgen. Beachten Sie zudem, dass die Rechnungsstellungsfrist bei innergemeinschaftlichen Lieferungen bzw. Leistungen verkürzt ist und bis zum 15. des Folgemonats nach Ausführung der Leistung bzw. der Lieferung erfolgen muss. Rechnungen sollten zudem in Englisch verfasst werden, weshalb eine entsprechende Vorlage auch hier sinnvoll ist.

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