Dienstreisen: Was zählt als Arbeitszeit und was ist Ruhezeit?

Was ist die Reisezeit bei einer Dienstreise?

Der Begriff „Reisezeit“ kann mehrere Realitäten in der Alltagssprache umfassen. Sie bezieht sich meist auf die Zeit, die der Arbeitnehmer benötigt, um täglich die Fahrt von der Wohnung zur Arbeitsstätte und zurück zu bewältigen.

Im Rahmen einer Dienstreise ist die Situation nicht die gleiche. Der Arbeitnehmer unternimmt dann im Auftrag seines Arbeitgebers eine Dienstreise, zum Beispiel für:

• eine Tätigkeit bei einem Kunden bzw. Geschäftspartner;
• eine Fahrt zur kommerziellen Akquise;
• die Teilnahme an einem Business-Seminar;
• vom Unternehmen geforderte Ausbildung;
• eine Dienstreise ins Ausland;
• u.s.w.

Die Reisezeit entspricht dann der Reisedauer, die zum Erreichen des Bestimmungsortes und zur Erfüllung des Auftrags erforderlich ist.

Aber können diese Stunden als Arbeitszeit angesehen werden, genauso wie die Anwesenheit des Arbeitnehmers im Unternehmen? Zur Klarstellung führt Artikel L.3121-1 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) den Begriff der „effektiven Arbeitszeit“ ein. Nur Zeiten, die der tatsächlichen Arbeitszeit entsprechen, können den Anspruch des Arbeitnehmers auf Vergütung oder Entschädigung begründen.

Nach ArbZG müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein, um die effektive Arbeitszeit zu qualifizieren:

• Der Arbeitnehmer steht seinem Arbeitgeber zur Verfügung.
• Er hält sich an seine Weisungen und führt seine Weisungen durch.
• Er hat nicht die Möglichkeit, „seinen persönlichen Angelegenheiten frei nachzugehen“.

Ausgehend von dieser Definition werden die verschiedenen Arten beruflicher Reisezeit von der Rechtsprechung unterschiedlich behandelt.

Weg von der Wohnung zur Arbeit: Was sind die anwendbaren Regelungen?

Der Fall der täglichen Fahrt vom Wohnort des Arbeitnehmers zu seinem Arbeitsplatz ist der einfachste und zählt im Sinne des § 2 ArbZG nicht als Arbeitszeit und wird daher nicht vergütet. Die tatsächliche Arbeitszeit beginnt laut ArbZG erst mit der Aufnahme der geschuldeten Tätigkeit.

Mit anderen Worten, die Zeit, die ein Arbeitnehmer benötigt, um seine Unterkunft zu verlassen und seinen Arbeitsplatz zu erreichen, kann nicht als Arbeitszeit betrachtet werden. In Ermangelung eines treffenderen Begriffs handelt es sich um eine „Ruhezeit“, ebenso wie die Stunden, die zu Hause verbracht werden. Dies hat wichtige Konsequenzen für die Mitarbeiter:

Eine Vergütung für die Stunden der täglichen Reisezeit ist nicht möglich.

Auch die durch den Heim-Arbeitsweg verursachten Aufwendungen (Kraftstoff, Maut, Verschleiß des Fahrzeugs etc.) begründen keinen Reisekostenersatz, außer bei freiwilliger Übernahme der persönlichen Transportkosten durch das Unternehmen (Transportbonus, nachhaltiges Mobilitätspaket usw.).

Dass die tägliche Reisezeit nicht als Arbeitszeit angerechnet wird, folgt einer Logik der Eigenverantwortung: Jeder Arbeitnehmer wählt seinen privaten Wohnort frei. Die Anfahrtszeit zur Arbeit trägt er somit selbst, auch wenn er weit entfernt wohnt.

Reisezeiten und berufliche Sonderfälle

Der Bereitschaftsdienst ist ein System, bei dem ein Mitarbeiter möglicherweise außerhalb seiner üblichen Arbeitszeit reisen muss, meistens nachts oder am Wochenende. Die Reisezeit ist nach dem Kassationshof als tatsächliche und vergütete Arbeitszeit anzusehen – auch wenn es sich lediglich um eine Fahrt vom Wohnort zur Arbeitsstelle handelt.

Was, wenn die Reisezeit länger als üblich ist?

Von Zeit zu Zeit reist ein Mitarbeiter an einen anderen Ort als sein Unternehmen, um seinen beruflichen Verpflichtungen nachzukommen: Termin mit Kunden, Schulung, Seminar, Baustelle usw. Diese Reisen, die entweder von zu Hause oder vom Unternehmen selbst unternommen werden, können zu längeren Reisezeiten als die Fahrt von der Wohnung zur Arbeit führen.

In diesem Fall ist Artikel L.3121-4 des Arbeitsgesetzbuchs restriktiver in Bezug auf Dienstreisen und die Pflichten des Arbeitgebers:

„Wenn sie die normale Reisezeit zwischen Wohnung und gewöhnlichem Arbeitsort überschreitet, wird [die Dienstreisezeit] entschädigt, entweder in Form einer Ruhepause oder eines finanziellen Ausgleichs.“

Die Art dieser Gegenleistung wird auf Ebene der einzelnen Unternehmen festgelegt. Es können folgende Regelungen für die Vergütung implementiert werden:

• nach geltendem Tarifvertrag;
• durch einen eigenen Tarifvertrag;
• durch einseitige Entscheidung des Arbeitgebers, jedoch nur nach Anhörung des Betriebsrates und/oder der Personalvertretung.

Der Kassationsgerichtshof konnte diesen Rechtsgrundsatz mehrfach bestätigen und sogar bekräftigen. In Bezug auf Dienstreisen und das Arbeitsgesetzbuch ist daher zu beachten, dass jede ungewöhnliche Reise als tatsächliche Arbeitszeit zu betrachten und als solche zu behandeln ist.

Ergibt sich unter Berücksichtigung dieser Fahrt eine Gesamtarbeitszeit, die die übliche Arbeitszeit des Arbeitnehmers übersteigt, muss ihm der Arbeitgeber daher Überstunden anrechnen.

Berufliche Reise und Unfall: Welche Regelungen gelten?

Ereignet sich ein Unfall auf einer Fahrt, die als tatsächliche Arbeitszeit gilt, greift das System der Arbeitsunfälle. Informieren Sie daher umgehend Ihren Arbeitgeber.

Arbeitszeit und Dienstreisen

Als Dienstreisen gelten längere berufliche Reisen, bei denen der Arbeitnehmer am Ende des Tages nicht nach Hause zurückkehren kann.

Die geltenden Regelungen sind in diesem Fall durchaus vergleichbar mit der einer ungewöhnlichen Tagesfahrt: Die für den Transport zum Bestimmungsort benötigte Zeit gilt als tatsächliche Arbeitszeit, wenn der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber zur Verfügung steht. Dies kann beides betreffen:

• eine Zugfahrt;
• eine Flugreise;
• eine Dienstreise mit dem privatem Auto des Arbeitnehmers.

Diese Bewertung betrifft nur die Reisezeit als solche: Es wird ausgeschlossen, dass ein Arbeitnehmer auf Dienstreise 24 Stunden am Tag arbeitet. Sobald er am Ende seines Arbeitstages in sein Hotel oder seinen Wohnort zurückgekehrt ist, gilt der Arbeitnehmer wieder als beurlaubt.

Zur Erinnerung: Fahrten dieser Art gelten als normale Pflicht für jeden Mitarbeiter, sofern sie im Rahmen bleiben. Ohne zwingenden und hinreichend gerechtfertigten Grund hat ein Mitarbeiter keine Möglichkeit, eine Dienstreise abzulehnen.

Auch das Fehlen einer Dienstreiseklausel im Arbeitsvertrag ist kein ausreichender Grund, einen solchen Einsatz abzulehnen. Bei einer Ablehnung durch den Mitarbeiter kann der Chef zunächst eine Verwarnung aussprechen und mit Kündigung drohen.

Reisezeit für berufliche Reisen und Schwangerschaft

Wenn es ihr Gesundheitszustand rechtfertigt, kann eine Schwangere eine Dienstreise machen, indem sie eine Anpassung der Reisezeit beantragt, wie z. B. einen halben Tag Ruhe nach Ankunft vor Ort.

Reisezeit- und Fernreisezuschuss

Die Fernreisekostenvergütung ermöglicht es, die Aufwendungen des Arbeitnehmers während seiner Dienstreisen pauschal für Verpflegung (inkl. Frühstück) und Hotelübernachtungen zu kompensieren. Es kann gelten:

• wenn die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 50 Kilometer oder mehr beträgt;
• und wenn das Angebot des öffentlichen Verkehrs es nicht zulässt, diese Strecke mit einer Fahrzeit von weniger als 90 Minuten zurückzulegen.

Diese Bedingungen zeigen realistisch, dass der Arbeitnehmer nicht die Möglichkeit hat, am Ende seines Arbeitstages in gutem Zustand in seine Unterkunft zurückzukehren und sich deshalb der Abreisetag verschiebt.

Reisezeit und private Fahrzeugnutzung

Das Kilometerpauschalensystem bietet Mitarbeitern, die geschäftlich unterwegs sind, während sie ihr privates Auto führen, einen finanziellen Ausgleich. Es kommt nicht auf die Reisezeit der Dienstreise an, sondern auf die zurückgelegte Strecke.

Beabsichtigt der Mitarbeiter, sein privates Auto zur Erfüllung seiner Tätigkeit außerhalb des Unternehmens zu nutzen, ist es zwingend erforderlich, die Bedingungen seiner Kfz-Versicherung für Dienstreisen zu prüfen. Der Vertrag muss dieses Szenario abdecken oder andernfalls Gegenstand einer Änderung sein.

Ebenso sind die im Vertrag geltenden Bedingungen in Bezug auf Dienstreisen und Selbstbehalt zu prüfen, um festzustellen, ob die Zahlung dieser Summe im Schadensfall dem Arbeitgeber oder seinem Arbeitnehmer zusteht.

Regelungen für die Abrechnung von Fahrtkosten

Fahrtkosten für Dienstreisen können steuerlich abgesetzt werden, wenn sie nicht vom Arbeitgeber vergütet werden. Allerdings sind hier einige Vorgaben zu beachten und Belege zu sammeln.

So greift bei einer längerfristigen Dienstreise die sogenannte Dreimonatsfrist. Besondere Regelungen greifen zudem, wenn die Dienstreise mit der Ehefrau oder an einem Feiertag erfolgt. Welche Regelungen für die Arbeitszeit bei Corona gelten, erfahren Sie bei uns ebenso.

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Die Reisekostenabrechnung für Dienstreisen kostet Unternehmen meist viele Stunden an Arbeitszeit - sowohl für die betroffenen Mitarbeiter wie auch für die Buchhaltung. Hier bieten Zahlkarten eine attraktive Alternative, um die Erstattung der Reise- und Fahrtkosten nicht mehr über die Lohnabrechnung erledigen zu müssen. Nutzen Sie eine firmeneigene Zahlkarte, können Sie die Kosten, die während einer Dienstreise anfallen, direkt als Betriebsausgaben verbuchen und sparen sich viel Ärger bzw. Zeit.

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