Reisekostenabrechnung für Selbstständige: Unsere Vorlage und alles Wissenswertes

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Selbstständige Unternehmer haben wie angestellte Arbeitnehmer hohe Kosten, wenn sie beruflich bedingt eine Reise im In- oder Ausland unternehmen. Allerdings können sie diese Reisekosten nicht bei ihrem Chef geltend machen. Doch auch für Selbstständige gibt es Möglichkeiten, Reisekosten abzurechnen. Wir erklären Ihnen, wie es funktioniert und auf welche Vorgaben Sie achten sollten.


Zur Erinnerung: Was ist eine Reisekostenabrechnung? 


Im Rahmen seiner Tätigkeit ist es möglich, dass einem Mitarbeiter hohe Ausgaben entstehen, die er aus seinen persönlichen Mitteln vorlegt. Wenn diese Kosten notwendig sind und in direktem Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen, ist es legitim, eine Erstattung zu verlangen.


Dieses Verfahren wird von den Steuerbehörden streng überwacht. Um eine Rückerstattung zu beantragen, ist es daher erforderlich, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen.

Eine Reisekostenabrechnung ist ein Dokument, in dem der Mitarbeiter alle Informationen über die entstandenen Kosten angibt. Dies können Fahrtkosten, aber auch Verpflegungs- und Übernachtungskosten usw. sein. Um eine Erstattung der entstandenen Kosten zu erhalten, müssen der Reisekostenabrechnung alle dazugehörigen Belege (Rechnung, Ticket usw.) beigefügt werden.


Mehr zum Thema: Wie sieht eine Reisekostenabrechnung aus?


Wenn auch die Buchhaltung und Erstattung für ein großes Unternehmen einfach erscheint, funktioniert die Reisekostenabrechnung bei Selbstständigen anders und kann nicht beim Chef in Rechnung gestellt werden.

 

Können Selbstständige Reisekosten abrechnen?

 

Während angestellte Arbeitnehmer sich die Reisekosten für eine Dienstreise meist vom Arbeitgeber erstatten lassen, können Selbstständige eine Reisekostenabrechnung für ihren Auftraggeber erstellen oder einen Teil dieser Kosten von der Steuer absetzen.


Am besten ist es, Fahrtkosten direkt dem Kunden in Rechnung zu stellen. Wichtig ist dabei eine entsprechende Absprache im Voraus. Bei der Reisekostenabrechnung sind der Anlass der Reise und die Dauer der Auswärtstätigkeit zu nennen und alle tatsächlich entstandenen Kosten aufzulisten. Wer öffentliche Verkehrsmittel wie Bus, Bahn oder Straßenbahn nutzt, muss die entsprechenden Tickets aufbewahren. Für Fahrten mit dem Pkw kann dagegen eine Pauschale pro Kilometer festgelegt werden. Durch die Angabe der gefahrenen Kilometer können die Fahrtkosten genau und kostendeckend berechnet werden. Einige Auftraggeber wie beispielsweise Behörden haben allerdings eigene Vorgaben zur Reisekostenabrechnung und setzen oft eine Pauschale pro gefahrenem Kilometer von nur 0,20 Euro an.


Ob Kunden auch andere Reisekosten wie Verpflegung, Frühstück und Übernachtungskosten übernehmen, ist individuelle Verhandlungssache und am besten vor Antritt der Dienstreise zu klären. Entsprechend der jeweiligen Vorgaben ist dann eine Reisekostenabrechnung zu erstellen und mit Belegen zu versehen.


Reisekosten steuerlich geltend machen


Wer seine Reisekosten nicht beim Kunden abrechnet, kann sie auf der Steuererklärung geltend machen. Für das Finanzamt gilt eine Reise dann als Geschäftsreise, wenn diese durch einen beruflichen Anlass motiviert ist und sich der Selbstständige dafür von seiner festen Tätigkeitsstätte bzw. seiner Wohnung entfernt.


Die Ausgaben für die Geschäftsreise gelten in diesem Fall als Betriebsausgaben. Hat die Geschäftsreise dagegen einen privaten Anteil, handelt es sich um gemischte Aufwendungen, die laut dem Finanzamt nur teilweise absetzt werden dürfen.


Um Reisekosten steuerlich absetzen zu können, sollten Sie schon vor und auch während der Reise auf folgende Punkte achten:


  • Belege und Rechnungen sammeln: Alles, was Selbstständige als Reisekosten (Fahrten, Übernachtung, Verpflegung) absetzen möchten, müssen sie belegen können.
  • Archivieren Sie die Rechnungen usw. zeitnah in Excel-Tabellen oder unserer praktischen Software, damit nichts verloren geht.
  • Ein Muster oder eine geeignete Vorlage vereinfacht die Abrechnung und hilft, den formalen Ansprüchen des Finanzamtes gerecht zu werden.

 

Vorlagen für die Reisekostenabrechnung finden Sie im Internet. Sie können die Abrechnung aber auch mit der von Mooncard angebotenen Software automatisieren und so noch einfacher gestalten. Dank der digitalen Archivierung aller Belege und Rechnungen geht nichts mehr verloren und Sie behalten stets den Überblick über die Kosten jeder Geschäftsreise. 

Mit einer eigenen Zahlungskarte sind Sie auch im Ausland bargeldlos unterwegs und werden durch die entsprechende Software via SMS dazu aufgefordert, ein Foto von der entsprechenden Rechnung zu machen. Diese wird sofort an die Buchhaltung übermittelt und dem entsprechenden Kunden zugeordnet.

So halten Sie Ihren Kopf frei für die Dinge, die für Ihre eigentliche Arbeit wichtig sind! 

 

Hinweis: Bei den Fahrtkosten sind entweder die tatsächlichen Kosten oder eine Pauschale pro gefahrenem Kilometer absetzbar. Für die erste Variante müssen Sie allerdings ein detailliertes Fahrtenbuch führen, während Ihnen bei den Pauschalen eventuell weniger Kosten erstattet werden. Parkkosten und Mautgebühren gelten dagegen als Reisenebenkosten, die Sie ebenfalls beim Finanzamt absetzen können, aber mit entsprechenden Belegen nachweisen müssen.


Möchten Sie sich über weitere Spezialfälle bei der Reisekostenabrechnung informieren? Entdecken Sie hier unsere Artikel zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen für:


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