Déplacement, restaurants, fournitures de bureau…beaucoup de frais professionnels sont avancés par les salariés. Il est donc important de s’organiser et de connaître la procédure de votre entreprise pour se faire rembourser correctement. Comment faire sa demande de remboursement correctement ?Adoptez les bonnes pratiques pour bien gérer vos notes de frais !
On définit une note de frais par un document reprenant les dépenses faites par l’employé pour le compte de l’entreprise.
Elle est généralement faite par mois, mais certains salariés débordés la remplisse par trimestre, semestre ou par an…
Une note de frais sans justificatif = une note de frais non remboursée !
Il n’y a pas de liste exhaustive des dépenses remboursables par l’entreprise. Toutefois l’employé doit se plier à un certain nombre de règles. Dans cet article nous vous expliquons quelles sont les informations nécessaires pour rédiger une note de frais dans les normes :
Renseignez-vous auprès de votre entreprise des conditions de remboursement.
A la fin d’un repas d’affaires avec un client, demandez bien un reçu en indiquant au dos, pour chaque convive :
En déplacement professionnel, vérifiez bien que vous êtes à au moins 50 km de votre lieu de domicile pour être remboursé. Indiquez le nombre de Nuits de votre séjour.
Pour justifier ses note de frais kilométrique, le salarié doit fournir, en plus de la carte grise du véhicule :
Un justificatif de votre billet et le motif de votre déplacement accompagnant votre note de frais vous permettent le remboursement de votre trajet.
Ordre de mission :
Dans certaines entreprises, il est stipulé dans le contrat de travail qu’un « ordre de mission » sera octroyé à l’employé lors de son déplacement. Un ordre de mission est un document détaillant la mission que donne l’employeur à son employé et permet de couvrir ce dernier en cas d’accident ou de remboursement des frais missions.
Le trajet du domicile au lieu de travail n’est pas pris en compte dans ce type de remboursement.
La note de frais numérique :
Aujourd’hui, il existe de nouvelles solutions pour vous aider à pré-remplir vos notes de frais. Du logiciel de comptabilité numériques à la carte bancaire professionnelle, la dématérialisation de la note de frais vous facilite la gestion des notes de frais.
Il est décidé à l’avance avec votre employeur de la procédure de remboursement, réel ou d'indemnité forfaitaire.
Toutes les dépenses avancées doivent être minutieusement détaillées dans une note de frais avec les documents justifiants les dépenses.
Il n’y a pas de justificatifs à fournir à l’employeur compte tenu du fait que le remboursement se fait en fonction d’un certain seuil défini au préalable par l’entreprise, par exemple 25€ par déjeuner.
A propos du remboursement forfaitaire :
« Le montant est identique pour tous ou varie en fonction de la catégorie socio-professionnelle. Les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, PDG de SA ainsi que les présidents de SAS ne bénéficient pas de ce type de remboursement. »
Saisissez vos notes de frais directement après chaque transaction, vous éviterez de vous perdre dans le tri de vos multiples justificatifs. N’attendez pas la dernière minute pour effectuer votre note de frais !
Demandez toujours au commerçant une pièce justificative ou une facture à chaque dépense effectuée pour le compte de l’entreprise.
N’hésitez pas à demander à votre employeur une avance sur frais ponctuelle ou permanente.
Dans le cas où votre entreprise refuse de vous rembourser sans raisons apparentes alors que votre note de frais est correctement saisie et justifiée, vous pouvez saisir le Conseil des prud’hommes.
Les points clés à retenir :
Grâce à la carte de paiement et à l'interface de gestion, les dépenses sont intégrées dans l'interface et vous n'aurez plus qu'à y joindre un justificatif. Mooncard vous propose d'optimiser votre gestion des notes de frais afin de gagner en temps et en argent pour :
Mooncard à développé deux cartes de paiements pour répondre au mieux à vos besoins. La carte entreprise Mooncard qui vous permet de gérer vos dépenses professionnelles via une carte de paiement Mastercard. Ainsi que la carte Premium Mooncard X qui vous offre l'accès à un assistant personnel disponible 24h/24 et 7j/7 et une assurance AIG. Demandez une démo pour votre entreprise.