Die Rückerstattung von Reisekosten durch die Verpflegungspauschale

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Mahlzeiten, die ein Mitarbeiter während einer Reise außerhalb des Unternehmens im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit einnimmt, können selbstverständlich von seinem Arbeitgeber erstattet werden. Letzterer ist allerdings nicht dazu verpflichtet. Dann können Mitarbeiter allerdings von Pauschalen profitieren. In jedem Fall muss die Erstellung der Verpflegungsabrechnung sorgfältig und mit Nachweis erfolgen. Nachfolgend finden Sie die wesentlichen Informationen, um alles über die Abwicklung der Abrechnung für die Verpflegung während einer Auswärtstätigkeit mit Mooncard zu verstehen.

 

Wie funktioniert die Abrechnung für den Verpflegungsmehraufwand?

 

Eine Reisekostenabrechnung ist ein Dokument, das von einem Mitarbeiter, einem Unternehmensleiter oder einem ehrenamtlichen Vereinsmitglied erstellt wird, um die Erstattung persönlicher Ausgaben im Rahmen seiner Geschäftsreise zu erhalten. Sie kann für jede Art von Reisekosten während einer Dienstreise eingerichtet werden, darunter insbesondere die Verpflegung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte – aber auch Übernachtungskosten, eine Taxifahrt oder Fahrtkosten mit dem eigenen Pkw, eine Mautkarte usw. sind Aufwendungen, die abgesetzt werden können.

 

Eine Spesenabrechnung, die z. B. während einer Geschäftsreise ausgestellt wird, ist von der Finanzabteilung des Unternehmens nur unter bestimmten Voraussetzungen erstattungsfähig. Folgende Bedingungen sind zu erfüllen:

 

  • Die Kosten sind dem Mitarbeiter im Interesse des Unternehmens und ausschließlich im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit entstanden.
  • Die Abrechnung ist angesichts des Kontexts und der Anzahl der Gäste während des Essens angemessen und verhältnismäßig.
  • Die Spesenabrechnung wird korrekt ausgefüllt und von einem Nachweis begleitet (z. B. Restaurantrechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer usw.).

 

Die Erstattung von Spesenabrechnungen ist sowohl für Mitarbeiter als auch für Unternehmensleiter von Vorteil: Für die gezahlten Beträge fallen weder Sozialversicherungsbeiträge noch Lohnsteuer an. Sie sind zudem vom Umsatz des Unternehmens abzugsfähig. Wichtig ist allerdings eine korrekte Buchführung mit allen Belegen, denn diese unterliegen oft Kontrollen des Finanzamtes.

 

Die Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen wird in der Regel von der Buchhaltung des Unternehmens berücksichtigt und gleichzeitig mit dem nächsten Gehalt ausgezahlt, um die Verwaltung zu erleichtern.

 

Wenn Sie mehr über die formalen Vorgaben einer Spesenabrechnung erfahren wollen, lesen Sie hier, wie eine Reisekostenrechnung aussieht.

 

Verpflegungskosten: eine wiederkehrende Ausgabe für viele Mitarbeiter

 

Laut einer Studie aus dem Jahr 2019 belaufen sich die durchschnittlichen Ausgaben, die von französischen Arbeitnehmern in Spesenabrechnungen geltend gemacht werden, auf 2.456 Euro pro Jahr. Alleine die Verpflegung (Catering, Restaurant etc.) machte 25 % dieser Summe aus, knapp hinter den beruflichen Fahrtkosten. In Deutschland sieht es ganz ähnlich aus, weshalb Arbeitnehmer nicht auf eine Abrechnung ihrer Verpflegungskosten verzichten sollten.

In den folgenden Abschnitten zeigen wir Ihnen, welche Möglichkeiten Sie haben.

 

Wie kann man die Verpflegungskosten abrechnen?

 

Arbeitnehmer, die beruflich unterwegs sind, müssen Kosten für ihre Verpflegung tragen. Da diese Verpflegungskosten in der Regel höher sind, als die Ausgaben, die sie zu Hause hätten, spricht man bei Dienstreisen von einem Verpflegungsmehraufwand. Schließlich muss man bei einem Hotelaufenthalt sein Abendessen in einem Restaurant einnehmen, da meist keine eigene Küche zur Verfügung steht oder ein Dienstessen mit Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern geplant ist.

 

Übernimmt der Arbeitgeber die angefallenen Reisekosten nicht, kann der Mitarbeiter die Verpflegungsmehraufwendung mithilfe von Verpflegungspauschalen auf seiner Steuererklärung absetzen.

 

Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten steuerlich absetzen

 

Insbesondere bei einer mehrtägigen Abwesenheit von zu Hause sammeln sich schnell hohe Ausgaben für die Verpflegung an. Diese bei beruflich motivierten Auswärtstätigkeiten angefallene Verpflegungsmehraufwendung kann unter folgenden Bedingungen im Rahmen der Verpflegungspauschale über die Steuern abgesetzt werden:

 

  • Der Mitarbeiter ist mehr als 8 Stunden aus beruflichen Gründen unterwegs.
  • Er muss selbst für die Verpflegungskosten aufkommen. Übernimmt der Arbeitgeber die Verpflegungskosten, wird die Pauschale entsprechend reduziert.

 

Die Höhe der Verpflegungspauschale (auch Verpflegungsmehraufwand genannt) ist von der Länge der Dienstreise und des Ortes abhängig. Nachdem die Beiträge der Verpflegungspauschale viele Jahre lang gleich geblieben waren, wurde sie zum 1. Januar 2020 vom Bundesministerium der Finanzen angepasst (BMF Schreiben vom 15. November 2019).

 

Da sich die Preise in jedem Land unterscheiden, sind die Verpflegungspauschalen davon abhängig, wohin man reist. Für das In- und Ausland gelten daher verschiedene Beträge in Bezug auf die Verpflegungsmehraufwendung.

 

Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen in Deutschland

 

Für beruflich motivierte Reisen in Deutschland sind seit 2020 folgende Verpflegungspauschalen vorgesehen:

Dauer der Dienstreise Verpflegungspauschale pro Tag
Weniger als 8 Stunden 0 Euro
Mehr als 8 Stunden 14 Euro
Ab einer Abwesenheit von 24 Stunden 28 Euro
An- und Abreisetag 14 Euro

um Vergleich: Bis 2019 waren 12 € (mehr als 8 Std.) bzw. 24 € (ab 24 Std.) vorgesehen.

 

Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Ausland

 

Im Ausland gelten je nach Reiseland unterschiedliche Verpflegungspauschalen. So gibt es bei Dienstreisen nach Österreich beispielsweise 27 € bei mehr als 8 Stunden Aufenthalt bzw. 40 € ab 24 Stunden, während Dienstreisen in der Schweiz mit Verpflegungspauschalen von 43 € (mehr als 8 Stunden) bzw. 64 € (ab 24 Stunden) abgegolten werden. Möchten Sie einen Überblick über die Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für jedes einzelne Land, dann klicken Sie hier.

 

Wie berechnet man die Verpflegungspauschale für die Steuererklärung?

 

Die oben genannten Beträge für Verpflegungsmehraufwendungen sind das Grundgerüst für die Berechnung der auf der Steuererklärung absetzbaren Verpflegungspauschale. In der Regel können die Beträge also mit der Anzahl der Tage der Geschäftsreise multipliziert werden. Es gibt jedoch eine Ausnahme zu beachten: Nimmt der Arbeitnehmer während seines Aufenthalts eine Mahlzeit ein, die er nicht bezahlen muss, wird der Tagessatz folgendermaßen angepasst:

 

  • 20 % bei Frühstück: Ist das Frühstück beispielsweise im Hotel inklusive, müssen 20 % des Tagessatzes abgezogen werden.
  • 40 % bei Mittagessen: Wird das Mittagessen zum Beispiel durch den Arbeitgeber bezahlt, werden 40 % von der Pauschale abgezogen.
  • 40 % bei Abendessen: Gleiches gilt für nicht vom Arbeitnehmer bezahlten Abendessen.

 

Beispiel: Zahlt der Arbeitgeber das Frühstück, wird die Verpflegungspauschale pro Tag um 5,60 Euro gekürzt. Für Mittag- oder Abendessen wären es dagegen 11,20 Euro weniger.

 

Zeitliche Begrenzung für die Absetzbarkeit von Verpflegungskosten

 

Für die oben genannten Pauschalen gilt eine Dreimonatsfrist. Das bedeutet, dass die steuerliche Abzugsmöglichkeit bei derselben Auswärtstätigkeit auf die ersten drei Monate beschränkt ist. Laut BMF (vom 25.11.2020, BStBl I 2020, 1228, Rz. 55) handelt es sich nicht um dieselbe Auswärtstätigkeit, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an einem oder zwei Tagen pro Woche aufgesucht wird. Zudem kann eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen zum Neubeginn der Dreimonatsfrist führen. Dabei ist der Grund für die Unterbrechung nicht relevant.

 

Verpflegungskosten beim Arbeitgeber absetzen

 

Unternehmen sind nicht verpflichtet, ihren Arbeitnehmern Reisekosten zu erstatten und können dies in den jeweiligen Arbeitsverträgen regeln. Im Sinne eines guten Betriebsklimas haben sie allerdings häufig ein Interesse daran, diese Kosten zu erstatten. Gleichzeitig können sie so von Steuervorteilen bei der Umsatzsteuer profitieren. Steuerfrei sind allerdings nur Beträge, die die gesetzlich festgelegten Pauschalen nicht überschreiten. Höhere Aufwendungen müssen versteuert werden.

 

Was sind die Pflichtangaben und Belege für eine Spesenabrechnung?

 

Es gibt keine vorgeschriebene Form für das Schreiben einer Restaurantkostenabrechnung durch einen Mitarbeiter. Jedem Unternehmen steht es daher frei, seine eigene Vorlage für die Reisekostenabrechnung zu wählen. Das Dokument muss jedoch immer bestimmte wesentliche Informationen für die Freigabe der Erstattung enthalten. So müssen Reisekostenabrechnungen folgende Angaben enthalten:

 

  • Name und Funktion des Mitarbeiters, des Geschäftsführers oder des Freiwilligen (im Falle von Vereinen);
  • das genaue Datum und die Uhrzeit der Mahlzeit;
  • die Details der Mahlzeit;
  • Name der Einrichtung, die das Essen bereitgestellt hat;
  • Rechnungsbetrag einschließlich Mehrwertsteuer (MwSt.).

 

Auch der Spesenabrechnung ist ein Nachweis beizufügen. Isst der Arbeitnehmer alleine zu Mittag, reicht es in der Regel aus, die Rechnung, die Betriebsrechnung oder eine Quittung beizufügen. Ansonsten ist es besser, zusätzlich zu den Belegen alle anwesenden Personen (andere Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner usw.) eindeutig zu nennen und zu identifizieren.

 

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Dank der firmeneigenen Corporate card können Mitarbeiter Mahlzeiten direkt auf Kosten des Unternehmens einnehmen. Da die Kosten so direkt als Firmenausgabe gelten, entfällt die aufwendige Rückerstattung auf der Lohnabrechnung und das Unternehmen kann die Kosten direkt als Betriebskosten abrechnen.

 

Bei Zahlung mit der Karte wird der Mitarbeiter per SMS dazu aufgefordert, Fotos von den entsprechenden Belegen zu machen. So gehen keine Rechnungen mehr verloren und die Buchhaltung wird deutlich vereinfacht.

 

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