Die Steuererklärung für Selbstständige : Was man wissen muss

Welche Steuern kommen auf Selbstständige zu?

Auf Selbstständige kann die Zahlung verschiedener Steuern zukommen. Hier ist ein kurzer Überblick, die Liste ist nicht abschließend. In Ihrem konkreten Fall können zum Beispiel auch Grundsteuer, Grunderwerbsteuer oder die Kfz-Steuer relevant sein.

Einkommensteuer

Wer mehr als 10.347 Euro als Alleinstehender oder 20.694 Euro als Paar verdient (Stand 2022), muss Einkommensteuer zahlen. Für Selbstständige erfolgt die Gewinnermittlung häufig über die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Diese wird dem zuständigen Finanzamt als Anlage zur Steuererklärung gesendet. Die Einkommensteuer wird jährlich gezahlt.

Berücksichtigen Sie die zu zahlende Einkommensteuer bei Ihren Berechnungen. Damit die Summe beglichen werden kann, sollten Sie im Laufe des Jahres Geld für die Einkommensteuer zurücklegen

Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer wird auch Mehrwertsteuer genannt. Sie wird auf alle Dienstleistungen und Waren erhoben. Durch die Kleinunternehmerregelung können sich Selbstständige von der Umsatzsteuer befreien lassen. Wer nicht von der Regelung Gebrauch macht, erhebt bei jedem Verkauf Umsatzsteuer. Hierbei werden je nach verkauftem Produkt oder Dienstleistung ein Steuersatz von 19 % oder 7 % erhoben.

Auch beim Einkauf bei Ihren Lieferanten zahlen Sie die Vorsteuer. Die eingenommene und die gezahlte Umsatzsteuer werden am Ende des Jahres miteinander verrechnet. Wer mehr Vorsteuer gezahlt hat als Umsatzsteuer eingenommen, bekommt die Differenz erstattet. Hierfür wird die Umsatzsteuererklärung eingereicht. Um hohe Nachzahlungen zu vermeiden, wird die Umsatzsteuer im Voraus entrichtet. 

Gewerbesteuer

Freiberufler müssen keine Gewerbesteuer zahlen. Von der Gewerbesteuer betroffen sind Gewerbetreibende, Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften. Die Gewerbesteuer wird fällig, wenn der Umsatz Ihres Gewerbes über 24.500 Euro im Jahr liegt (Stand 2022). Sie gilt nicht für Freiberufler und wird von den Gemeinden erhoben. Gewerbesteuer wird vierteljährlich ans Finanzamt gezahlt.

Körperschaftsteuer

Wer eine Kapitalgesellschaft leitet, zahlt auf den erzielten Gewinn Körperschaftsteuer. Diese liegt momentan bei 15 % der Einnahmen (Stand 2022). Sie können sich die Körperschaftsteuer als eine Einkommensteuer für Kapitalgesellschaften vorstellen. Wer sich ein Gehalt auszahlt, kann dieses als Ausgabe vom Umsatz des Unternehmens abziehen. Das Gehalt wird dann seinerseits mit Einkommensteuer versteuert. Es gibt allerdings keinen Freibetrag bei der Körperschaftsteuer.

Lohnsteuer

Wer Mitarbeiter beschäftigt oder sich ein Geschäftsführergehalt auszahlt, muss die Lohnsteuer abführen. Dies erfolgt elektronisch beim zuständigen Finanzamt.

Leitfaden - welche Formulare müssen ausgefüllt werden?

Nach diesem kurzen Überblick stellt sich die Frage: Wie funktioniert die eigentliche Steuererklärung? Mooncard hat die wichtigsten Informationen über die auszufüllenden Formulare zusammengestellt. Hier bieten Steuerberater Unternehmen und Privatpersonen Ihre Hilfe an. Doch ist das überhaupt notwendig? Diese Frage versuchen wir als Erstes zu beantworten.

Benötigen Sie einen Steuerberater?

Das deutsche Steuerrecht ist komplex und ändert sich häufig. Wo und wie Steuern eingespart werden können, ist darum nicht immer einfach herauszufinden. Darum bieten Steuerberater Ihre Hilfe an. Ein Vorteil bei der Abgabe der Einkommensteuererklärung über den Steuerberater: Sie haben Zeit bis zum übernächsten Jahr, um Ihre Steuererklärung abzugeben. Die normale First läuft Ende Juli des Folgejahres ab. Das heißt, für das Jahr 2022 muss die Steuererklärung bis zum Juli 2023 abgegeben werden. In den letzten Jahren wurden diese Fristen aber aufgrund der Corona-Krise immer wieder verlängert. Das vierte Corona-Steuerhilfegesetz hat die Fristen verlängert. Die Steuerzahler hatten wesentlich mehr Zeit, sich mit dem unbeliebten Thema Steuererklärung zu befassen.

Gewinnermittlung oder Bilanz

Wer eine einfache Buchführung hat und lediglich mit einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) seinen Gewinn ermittelt, kommt allein zurecht. Mit einer Buchhaltungssoftware bekommen Sie auch eine ordentliche und vollständige Buchhaltung hin.

Wenn eine Bilanz erstellt werden muss, sieht es anders aus. Hier müssen solide Kenntnisse vorhanden sein, um keine Fehler zu machen. Die Hilfe eines Steuerberaters ist für die meisten Unternehmer sinnvoll. Ein weiterer Vorteil: Die Profis kennen Steuertricks und sind auf dem neusten Stand, was die Gesetzgebung angeht. Zum Beispiel ist die Wahl zwischen EÜR und Bilanz gar nicht immer so einfach. Wenn Sie es sich aussuchen können, hängt es von der Struktur Ihres Unternehmens und von der Konstanz Ihrer Gewinne ab, welche Variante die beste für Sie ist. Ein Steuerberater hilft hier mit Sicherheit weiter. So können Sie nicht nur Geld sparen, sondern auch teure Fehler bei der Steuererklärung vermeiden.

Neben den Ratschlägen übernimmt ein Steuerberater die gesamte Kommunikation mit dem Finanzamt. Sollte es Probleme geben, kann schnell reagiert und eine Fristverlängerung ausgehandelt werden. Generell gilt: Sollten Sie Zweifel haben, fragen Sie lieber einmal beim Profi nach. Wer nur eine EÜR vorlegen muss und keine Angst hat, sich etwas in die Materie einzuarbeiten, kann aber auch selbst seine Steuererklärung einreichen. Eine doppelte Buchführung und eine Bilanz gehören in die Hände erfahrener Steuerberater und Mitarbeiter.

Einnahmen und Ausgaben dokumentieren

Wer ins Handelsregister eingetragen ist oder eine Kapitalgesellschaft führt, ist zu einer doppelten Buchhaltung verpflichtet. Freiberufler und nicht ins Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende sind zunächst nicht zu einer Buchführung verpflichtet. Es herrscht aber eine grundsätzliche Auszeichnungspflicht. Ein vollständiger Überblick über die Einnahmen und Ausgaben ist darum wichtig.

Theoretisch reicht hier für kleine Unternehmen eine Excel-Tabelle für die Ausgaben und eine Excel-Tabelle für die Einnahmen. Es müssen einige Informationen festgehalten werden, zum Beispiel Datum, Verkäufer oder Dienstleister, Produktbezeichnung, Belegnummer und Bruttobetrag. Fällt das Unternehmen unter die Umsatzsteuerpflicht, müssen auch die Nettobeträge, Vorsteuer und Umsatzsteuer eingetragen werden. 

Um hierbei keine Fehler zu machen, bietet Buchhaltungssoftware eine professionelle Hilfestellung. Die Belege werden automatisch eingelesen und digital gespeichert. Alle wichtigen Informationen, wie Rechnungsnummer und Verkäufer, werden aufgezeichnet.

Organisation ist alles

Alle Geschäftsaktivitäten müssen belegt werden können. Wer viele Belege in Papierform hat, sollte sich über ein gut organisiertes Ablagesystem Gedanken machen. Wie eine Einnahmenüberschussrechnung macht, benötigt alle Kontoauszüge und alle Barbelege. 

Wer dem Finanzamt eine Bilanz vorlegen muss, benötigt eine andere Organisation. In diesem Fall sollten Sie Ihre Belege wie folgt organisieren:

• Ausgangsrechnungen (fortlaufend, mit Belegnummer)
• Eingangsrechnungen (fortlaufend, mit Belegnummer)
• Kontoauszüge (in chronologischer Reihenfolge und vollständig)
• Kassenbuch und Barbelege 

Was kann abgesetzt werden? 

Von den jährlichen Einnahmen können verschiedene Kosten abgezogen werden. So kann der zu versteuernde Betrag reduziert werden. Hier gelten für unterschiedliche Betriebsausgaben verschiedene Regeln. Manche Ausgaben können vollständig abgezogen werden, andere nur zum Teil. Zu den typischen Kosten, die Sie abziehen können, zählen unter anderem:

• Miete für Büroräume
• Bürobedarf und Bücher  
• Kosten für Fortbildungen
• gezahlte Löhne und Gehälter
• Wareneinkauf
• Spenden
• Pkw und andere Anlagegüter (Abschreibung)
• Bewirtungskosten (70 Prozent)
• Fahrt- oder Reisekosten

Andere Kosten für die Anschaffung sogenannter langlebiger Wirtschaftsgüter können über längere Zeiträume abgesetzt werden. Hierzu zählen Computer, Maschinen, ein Firmenwagen oder Büromöbel. 

Elektronische Abgabe beim Finanzamt

Seit 2011 ist die elektronische Abgabe der Steuererklärung für Selbstständige Pflicht. Dies erfolgt über das kostenlose Steuerportal ELSTER. 

Der sogenannte Mantelbogen muss von allen Selbstständigen ausgefüllt werden. Hierbei handelt es sich um die Formulare der Einkommensteuererklärung. Auch die Umsatzsteuererklärung muss eingereicht werden. Auch Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen die Umsatzsteuererklärung abgeben. So wird dem Finanzamt gezeigt, dass die Kleinunternehmerregelung weiter genutzt werden kann. In der Praxis wird dies von den verschiedenen Bundesländern unterschiedlich gehandhabt. Sie können bei Ihrem zuständigen Finanzamt erfragen, wie bei Ihnen vorgegangen wird.

Die rechtliche Form Ihrer Selbstständigkeit beeinflusst, welche weiteren Formulare nötig sind. Gewerbetreibende müssen die Anlage G einreichen. Freiberufler oder sonstige Selbstständige füllen die Anlage S aus. Wenn Ihre Gewinnermittlung über die Einnahmenüberschussrechnung erfolgt, benötigen Sie die Anlage EÜR. Gewerbetreibende müssen eine Gewerbesteuererklärung abgeben, wenn der Freibetrag überschritten wird. 

Die letzte Hürde ist die fristgerechte Abgabe Ihrer Steuererklärung. Normalerweise ist der Stichtag der 31. Juli. Wer mit einem Steuerberater arbeitet, hat zwei Jahre lang Zeit, seine Steuererklärung abzugeben. Im Rahmen des 4. Corona-Steuerhilfegesetzes wurden diese Fristen verlängert. Ohne Steuerberater gilt der 31.10.2022 als Stichtag, mit Steuerberater läuft die Frist am 31.08.2023 ab.

Lohnt es sich, Einspruch einzulegen?

Nachdem die Steuererklärung eingereicht wurde, warten Sie bis zu acht Wochen auf Ihren Steuerbescheid. Bei der Gründung eines Unternehmens kommen hier häufig hohe Summen zustande. Das zuständige Finanzamt verlangt nicht nur die Steuern des vergangenen Geschäftsjahres, sondern auch eine Vorauszahlung für das laufende Geschäftsjahr.

Sie haben vier Wochen lang Zeit, um den Steuerbescheid gegenzuprüfen und Einspruch einzulegen. Dies erfolgt ebenfalls über das Steuerportal Elster mit dem entsprechenden Formular. Eine Prüfung sollte immer erfolgen, auch das Finanzamt kann einen Fehler machen. Nach dieser Frist ist der Bescheid rechtskräftig. 

Mooncard hilft Ihnen dabei, Einkäufe für Ihr Unternehmen mit Ihrer Buchhaltungssoftware abzugleichen und Belege zu digitalisieren. Vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch mit Ihrem Mooncard-Berater, um mehr über unsere verschiedenen Angebote zu erfahren.