Introduzione
L’inserimento manuale dei dati richiede tempo e aumenta il rischio di errori. Le spese aziendali rappresentano spesso la vera causa di tale inefficienza, richiedendo più persone per l’inserimento dei dati relativi a un’unica spesa. OCR e Dati transazionali sono due opzioni utilizzare per automatizzare l’inserimento di questi dati e possono far risparmiare alle aziende fino a 20 minuti per nota spese.1 Esaminiamo ciascun metodo e vediamo perché optare per una soluzione basata sui Dati transazionali potrebbe essere la scelta più intelligente per la tua azienda.
Qual è la differenza tra “OCR” e “Dati transazionali”?
“OCR” sta per Optical Character Recognition (Riconoscimento ottico dei caratteri) e usa le immagini di un testo stampato (come una ricevuta) per trasformarle in informazioni digitali. I Dati transazionali sono le informazioni relative a un pagamento, come importo, venditore e momento dell’acquisto, comunicate dal circuito di una carta (ad esempio Visa) per elaborare una transazione. Per le note spese, le soluzioni basate sull’OCR usano la ricevuta d’acquisto come fonte dei dati, mentre le soluzioni che integrano i dati transazionali usano le informazioni sull’acquisto provenienti direttamente dal circuito a cui appartiene la carta.
Per automatizzare una nota spese usando i Dati transazionali, l’acquisto deve essere effettuato con una carta già integrata con il software di gestione delle spese. Il sistema può quindi identificare la carta e usare i dati comunicati dal relativo circuito per creare una nota spese precompilata. L’OCR, al contrario, identifica il testo e i numeri su una ricevuta, a prescindere dal metodo di pagamento, e poi digitalizza queste informazioni per compilare la nota spese.
Per quanto riguarda le spese aziendali, l’OCR è un’opzione comunemente offerta dalle piattaforme di gestione delle spese. I Dati transazionali sono meno frequenti, ma offrono notevoli vantaggi. La buona notizia per le aziende che usano Mooncard è che possono ottenere il meglio delle due opzioni: la nostra piattaforma si basa sui Dati transazionali e presenta un’opzione OCR. Ma se non sai cosa scegliere per le tue spese, continua a leggere per saperne di più sui vantaggi di ciascuna delle due opzioni.
OCR |
Dati transazionali |
|
Accuratezza dei dati |
Rischio di errore L’OCR può essere ottimo, ma non è perfetto. I team finanziari devono comunque controllare minuziosamente che i numeri di una ricevuta siano stati letti correttamente |
Dati accurati Le note spese vengono create usando gli stessi dati comunicati dal circuito della carta (Mooncard usa Visa), il che le rende univohei e senza possibilità di alterazione. |
Flessibilità di pagamento |
Metodi di pagamento flessibili I dipendenti possono pagare in anticipo di tasca loro o usare i contanti, se i pagamenti con carta non sono accettati |
Necessitano delle carte Prima di effettuare una spesa, è necessario fornire ai dipendenti carte fisiche o virtuali collegate al software. |
Visibilità delle spese |
Dati differiti La spesa è visibile una volta caricata la ricevuta, non quando avviene il pagamento. I team finanziari potrebbero ritrovarsi dei costi inattesi alla fine del mese. |
Dati in tempo reale I team finanziari possono vedere la spesa nel momento in cui avviene, senza dover attendere i relativi moduli. Le carte di pagamento Mooncard hanno inoltre più di 60 impostazioni di controllo che possono essere regolate istantaneamente per una maggiore reattività. |
Quali sono i vantaggi e gli svantaggi dell’OCR?
Per quanto riguarda le spese aziendali, l’OCR è un’ottima opzione per i dipendenti che sostengono poche spese e di importi contenuti. Un dipendente che non ha una carta di pagamento aziendale può usare la sua ricevuta per chiedere un rimborso e risparmiare comunque tempo nell’inserimento dei dati. Nei rari casi in cui le carte non sono accettate, l’OCR consente anche di compilare automaticamente le spese relative agli acquisti in contanti.
Tuttavia, la flessibilità dell’OCR ha anche alcuni aspetti negativi. Sebbene possa far risparmiare tempo nell’inserimento dei dati, questi devono comunque essere controllati con attenzione per assicurarsi che il testo e i numeri siano stati riconosciuti correttamente. Anche se un buon OCR può garantire un’accuratezza di oltre il 95% in media, questo margine di dubbio significa che il team finanziario deve comunque prestare molta attenzione ed eseguire un controllo incrociato dei dati.
L’OCR può estrarre i dati da ricevute e fatture quasi istantaneamente, ma è necessario un supporto fisico per generare i dati delle spese. Questo significa che i team finanziari possono vedere le spese solo quando i dipendenti le inseriscono nel sistema. E tendenzialmente lo fanno tutti alla fine del mese! Per le spese occasionali, l’OCR offre flessibilità alle aziende e ai dipendenti, ma nelle realtà caratterizzate da spese aziendali frequenti e di importo significativo, può ridurre la capacità del team finanziario di gestire non solo il proprio tempo, ma anche i bilanci e il flusso di cassa dell’azienda.
Quali sono i vantaggi e gli svantaggi dei Dati transazionali?
The weaknesses of OCR when it comes to visibility of spend and data confidence are where Transactional Data comes into its own. With expense software that can join the dots between a card, its transaction data, and an expense report, finance teams see business expenses appear as expense reports instantly when payments occur.
I dati transazionali sono univoci per ogni singolo pagamento e ogni singola carta, pertanto il rischio di errori si azzera perché non possono essere alterati o duplicati. I team finanziari possono essere certi dell’accuratezza degli importi, senza dover ricontrollare che il 7 su uno scontrino spiegazzato non sia stato letto come un 1, ad esempio.
Tuttavia, come l’OCR, anche i Dati transazionali hanno dei limiti. Per ottenere i vantaggi dei Dati transazionali, le spese devono essere effettuate utilizzando una carta aziendale integrata alla soluzione di gestione delle spese. I dipendenti traggono vantaggio dal fatto di non dover pagare di tasca loro, ma questo significa che i datori di lavori e i manager devono anticipare le esigenze di spesa e fornire ai dipendenti una carta, fisica o virtuale, prima che a questi insorga l’esigenza di effettuare una spesa.
Fornire carte aziendali ai dipendenti può sembrare un controsenso per i team finanziari che applicano rigorosi controlli sulle spese. Tuttavia, le innovazioni tecnologiche nell’ambito dei pagamenti con carta implicano maggiori controlli al momento dell’acquisto. Le carte integrate di Mooncard includono oltre 60 impostazioni di autorizzazione che possono essere personalizzate in base alla carta. I team e i responsabili finanziari possono configurare ciascuna carta in modo che sia operativa solo se il pagamento rientra nei limiti di spesa consentiti al dipendente titolare della carta.
Conclusione
L’OCR e i Dati transazionali sono entrambi metodi utili per automatizzare l’inserimento dei dati per le note spese, facendo risparmiare tempo agli utenti e ai team finanziari. Per le spese sporadiche, l’OCR offre flessibilità per diversi tipi di metodi di pagamento con buoni livelli di accuratezza dei dati. Per le aziende con maggiori volumi di spese e l’esigenza di disporre di una migliore visibilità e gestione delle stesse, scegliere una soluzione che usa i Dati transazionali provenienti dalle carte integrate offre il massimo livello di accuratezza e controllo per i team finanziari.
1GBTA: https://www.gbta.org/how-much-do-expense-reports-really-cost-a-company/
