La gestion de la comptabilité en interne représente beaucoup de travail et de responsabilités pour les dirigeants d’entreprise. Ils sont réticents à l’idée de faire appel à un expert-comptable et estiment que le prix supporté par l’entreprise serait trop élevé. Pourtant, l’externalisation de la comptabilité présente des avantages.Une gestion par l’entreprise elle-même implique également la mise en place d’une organisation comptable. Attention : un suivi comptable, qu’il soit interne ou externe, nécessite un investissement en temps et quelques compétences spécifiques dans ce domaine.
Légalement, le dirigeant est libre de conserver sa comptabilité ou de faire appel à un expert-comptable. Toutefois, la tenue de sa comptabilité en interne présente quelques avantages.
Lorsque votre entreprise gère sa comptabilité, vous profitez d’un service comptable qui répond immédiatement à vos demandes et vous permet ainsi de gagner du temps. Cette équipe s’adapte au sein de votre entreprise à votre activité, à vos exigences et aux particularités de votre secteur d’activité.
La communication entre les services administratifs et les autres services est simplifiée.
De la sorte, vous obtenez un meilleur suivi :
Le cœur de l’entreprise repose sur la gestion de la comptabilité. Le service comptable a accès à des documents importants. Par exemple, ce sont les contrats, les brevets techniques, les données fournisseurs, les prix d’achat, les prix de vente, les études de marge, qui sont souvent mieux pilotés en interne.
La comptabilisation des factures fournisseurs est contrôlée et suivie en temps réel. Les écarts sont immédiatement mis en évidence pour prendre les actions appropriées.
Attention : rappelons toutefois que la gestion interne nécessite un contrôle régulier. Il est donc impératif de savoir animer un service comptable et administratif.
Généralement, les entreprises procèdent en deux phases :
Gérer soi-même sa comptabilité peut être une source de pertes dès lors que vous passez moins de temps au développement de votre société. Par exemple, le dirigeant consacre plus de temps à sa gestion comptable qu'à la prospection de nouveaux clients. Par ailleurs, cela impose d’avoir les compétences nécessaires. Le dirigeant peut alors envisager l’externalisation de la comptabilité.
L’externalisation de la comptabilité consiste à confier tout ou partie de la gestion de sa comptabilité à un expert-comptable. Un contrat est conclu avec lui ou le cabinet pour définir l’étendue de sa mission de prestataire. En tant que professionnel, il propose divers services à ses clients en fonction de ses compétences.
Plusieurs tâches peuvent se traiter en externe : la gestion comptable et sociale de l’entreprise.
La gestion comptable de l’entreprise
Elle recouvre la tenue de la comptabilité générale. Elle assure :
La gestion sociale de l’entreprise
Elle comprend :
Bon à savoir
La comptabilité de l’entreprise ne peut être gérée que par l’entreprise elle-même ou par un cabinet d’expertise comptable. Il est illégal de faire simplement appel à une connaissance pour superviser votre comptabilité.
Le dirigeant peut décider de ne pas confier toute sa comptabilité à un expert-comptable, mais seulement une partie. Dans ce cas, le prestataire externe prend en charge quelques tâches comptables et l’entreprise continue d’en faire également.
Par exemple :
Avant d’externaliser la comptabilité, une préparation interne est essentielle pour assurer une transition fluide et efficace.
Tout d’abord, analyser les besoins internes permet d’identifier précisément les tâches à externaliser et de définir les objectifs de cette démarche. Certaines entreprises préfèrent déléguer uniquement la gestion fiscale ou la paie, tandis que d’autres choisissent d’externaliser l’ensemble de leur comptabilité.
N’oubliez pas de préparer les documents nécessaires, facilite la prise en main du dossier par le prestataire. États financiers, bilans et déclarations fiscales doivent être rassemblés pour éviter tout retard dans la gestion comptable.
Tout d’abord, l’entreprise doit définir ses besoins. Elle doit ainsi déterminer le volume de pièces à traiter, le nombre de comptes, les déclarations qui sont obligatoires, les délais, les tableaux de bord dont elle a besoin, etc.
Ainsi, l’entreprise décide des tâches qu’elle veut confier à l’expert-comptable. Elle signe avec lui une lettre de mission. C’est un contrat qui définit les services proposés et les tâches confiées au cabinet, le prix de la mission, etc.
Le choix de votre expert-comptable va être déterminé en fonction de plusieurs éléments :
Réussir l’externalisation de sa comptabilité repose sur plusieurs bonnes pratiques qui garantissent une transition fluide et une collaboration efficace avec le prestataire.
Dans un premier temps, il est important de sélectionner le bon prestataire
Avant de confier la gestion comptable à un cabinet externe, il est essentiel d’évaluer plusieurs critères :
Ensuite, il est nécessaire d’élaborer un contrat clair et détaillé.
Une lettre de mission bien définie est indispensable pour encadrer la relation entre l’entreprise et l’expert-comptable. Elle doit préciser :
Bon à savoir
L’expert-comptable doit être inscrit au Conseil de l’ordre des experts-comptables. En effet, ce sont eux qui ont le monopole pour la gestion de la comptabilité des entreprises et la profession est réglementée.
Confier sa comptabilité à un expert-comptable a aussi de nombreux avantages en matière de coûts, de temps et de productivité.
Comme mentionné précédemment, en externalisant votre comptabilité, vous vous déchargez de travaux de saisie, de suivi et de contrôle. Vous gagnez du temps et vous pouvez vous consacrer au développement de votre société.
Parfois, une erreur comptable peut avoir des conséquences, surtout financières. En optant pour un expert-comptable, vous profitez de son expertise et de ses connaissances juridiques et fiscales.
De plus, quand des évolutions fiscales ou sociales apparaissent, l’expert-comptable en est informé, il en perçoit la portée et prend les mesures adaptées.
En externalisant la comptabilité, l’entreprise bénéficie de solutions logicielles avancées utilisées par les cabinets comptables. Ces outils permettent d’automatiser certaines tâches, d’améliorer la gestion des données financières et de garantir une conformité optimale avec la législation en vigueur.
De plus, face à une réglementation fiscale et sociale en constante évolution, confier sa comptabilité à un expert-comptable assure une mise en conformité continue et réduit les risques d’erreur liés à des changements législatifs mal anticipés. En outre, une comptabilité externalisée témoigne d’une gestion rigoureuse, renforçant ainsi la confiance des autorités fiscales et des partenaires financiers.
Les experts-comptables interagissent régulièrement avec leurs clients pour les aider à tenir leurs échéances comptables et fiscales dans les temps.
De plus, ils tiennent des rapports périodiques, des documents de synthèse, des bilans, et respectent les délais pour l’écriture des rapports périodiques.
« En cas d’erreurs ou de retards de déclarations, l’expert-comptable est responsable. Une garantie importante pour votre entreprise. »
Bon à savoir
L’expert-comptable est un prestataire qui engage sa responsabilité. En effet, il est chargé de la tenue de la comptabilité de l’entreprise selon la lettre de mission. Il a également un devoir de conseil. Il engage sa responsabilité civile, mais aussi pénale et disciplinaire vis-à-vis du conseil de l’ordre des experts-comptables.
La comptabilité n’est pas la seule mission d’un cabinet d’expertise comptable, certains d’entre eux s’occupent également de la gestion, de l’organisation, ou des questions fiscales et juridiques de l’entreprise.
Ainsi, ils peuvent intervenir lors de décisions stratégiques qui ont un lien avec le management ou la gestion du personnel par exemple.
Confier sa comptabilité peut aussi présenter quelques inconvénients pour l’entreprise.
Ce n’est pas le cas pour toutes les entreprises, mais surtout pour celles dont le dirigeant se charge de la comptabilité. Suivant la liste des tâches, le coût peut être important et peser sur la trésorerie de l’entreprise. L’expert-comptable peut fournir un devis préalable.
Externaliser sa comptabilité signifie également déléguer une partie de la gestion financière à un prestataire externe. Cela peut entraîner une dépendance et une perte de réactivité sur certaines décisions comptables, notamment si l’accès aux données et documents financiers prend du temps.
Travailler avec un prestataire externe nécessite des échanges réguliers et une bonne organisation. Une mauvaise communication ou des délais de réponse trop longs peuvent compliquer le suivi des opérations comptables et entraîner des erreurs ou des retards dans la transmission des déclarations fiscales.
Comme nous vous l’avons expliqué, la comptabilité s’appuie sur des documents essentiels à la gestion de l’entreprise. Ce sont des contrats, des brevets techniques, des factures, etc. Confier la gestion de la comptabilité à un prestataire externe revient à divulguer des informations parfois confidentielles.
En externalisant la comptabilité, l’entreprise expose ses données financières à des tiers, ce qui peut soulever des préoccupations en matière de confidentialité. Il est essentiel de s’assurer que le prestataire respecte des protocoles stricts de sécurité et de protection des données, notamment en signant des accords de confidentialité et en utilisant des systèmes de stockage sécurisés.
Il est donc important d’avoir une relation de confiance avec son expert-comptable et de communiquer. Le problème de gestion des documents et des justificatifs peut être réduit grâce à l’utilisation de logiciel ou de plateforme comptable auquel le dirigeant a un accès. Ce dernier peut aussi vérifier les tableaux de bord, les chiffres dont il a besoin pour son activité.
Grâce aux nouvelles start-ups concentrées autour du monde de la Fintech, de nouvelles solutions voient le jour. Elles visent, le plus souvent, à simplifier et automatiser la gestion comptable interne.
« Le numérique permet de faire évoluer et de moderniser les processus administratifs. »
Il existe de nos jours des logiciels de tenue comptable en ligne. Ces derniers sont là pour vous aider à gérer votre comptabilité en interne ou à compléter vos services de comptabilité externe tout en gardant un suivi personnalisé. Ces logiciels vous permettent également de gérer la trésorerie au plus près.
Vous y retrouverez des outils de gestion pour suivre l’activité de l’entreprise grâce à des rapports analytiques ou des tableaux de bord qui affichent les différents soldes de gestion…
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À retenir
Pour en savoir plus sur l’organisation comptable, vous pouvez consulter nos articles sur :