Au-delà de l’obligation de tenir une comptabilité, la gestion d’une entreprise nécessite de mettre en place une organisation comptable. Pour l’affiner et l’optimiser, elle peut créer des comptes auxiliaires. Cela consiste à subdiviser certains comptes comptables. Généralement, cela concerne les comptes de tiers tels que les comptes clients et fournisseurs. Grâce à la constitution d’une comptabilité auxiliaire, les entreprises bénéficient d’un meilleur suivi comptable.
La comptabilité auxiliaire regroupe un ou plusieurs comptes auxiliaires. Ce sont des tiers de même nature répertoriés dans un compte général.
La comptabilité auxiliaire consiste à subdiviser un compte général en plusieurs sous-comptes. La division des comptes n’est pas limitée et elle se fait selon les besoins de l’entreprise.
Dans la pratique, l’entreprise utilise un logiciel comptable pour le créer. Elle attribue un code à chaque compte de tiers (clients ou fournisseurs). Elle consulte ce compte auxiliaire en faisant une recherche par son numéro, une date, un numéro de facture ou un montant, etc.
Pour bien comprendre : une entreprise impute ses factures sur le compte client général. Elle visualise ainsi le solde qui reste à devoir sur l’ensemble des clients. La création de comptes auxiliaires pour chaque client permet de rattacher la facturation et les encaissements de chaque tiers sous son compte. L’entreprise identifie plus facilement celui qui serait en retard de paiement.
Exemple d’écriture comptable avec un compte auxiliaire :
| Date | N° de pièce | N° de compte général | N° de compte auxiliaire | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/01/22 | FA001 | 401000 | 0DUPONT | Durand | 12000 | |
| 01/01/22 | FA001 | 445661 | TVA déductible | 2000 | ||
| Classification des charges comptables | FA001 | 607000 | Achats | 20000 |
Dans la pratique, la comptabilité auxiliaire touche les comptes de tiers. Ce sont :
Cette pratique est également autorisée pour le compte 421 “Personnel et rémunérations dues”.
Attention : l’entreprise ne peut pas créer de comptes auxiliaires pour les comptes de gestion (les comptes de classe 6 et 7), ainsi que pour les autres comptes du bilan (sauf pour le compte 421).
Un compte auxiliaire doit être rattaché au compte général concerné. En effet, le compte auxiliaire “client” est lié au compte 411 “compte général client”. Le compte auxiliaire “fournisseurs” est associé au compte 401 “compte général fournisseur”.
La codification des comptes dans le logiciel de comptabilité dépend de l’entreprise et peut être numérique ou alphabétique. Ce paramétrage est important et doit être respecté une fois qu’il est mis en place.
Prenons un exemple de codification : une entreprise a deux fournisseurs principaux qui sont la SASU DURANT et la SAS GERMAIN. Plusieurs codifications sont possibles :
L’entreprise aura alors deux vues dans sa comptabilité :
Cela permet d’avoir pour chacun une balance auxiliaire, un journal des écritures, une balance âgée, le solde et tous les mouvements des opérations.
La comptabilité auxiliaire est particulièrement intéressante lorsque l’entreprise enregistre de multiples mouvements comptables. Dans le cas contraire, elle est peu pertinente. Plus le nombre d’opérations comptables à saisir est important, plus le compte auxiliaire est judicieux pour la gestion de ces comptes de tiers. Une classification plus détaillée donne à l’entreprise une vision plus claire et évite les erreurs.
L’entreprise peut recourir en parallèle à la balance âgée et à l’étude de la solvabilité client pour maîtriser le risque client. Elle aura ainsi une vision plus affinée. Cela lui permettra de mettre en place une stratégie propre à chaque client surtout en cas d’impayé.
Bon à savoir
Les comptes auxiliaires sont inscrits dans le grand livre général (le solde général des comptes clients et fournisseurs). Il est possible de modifier ces opérations comptables, sauf pour les exercices clos.
En mettant en place une comptabilité auxiliaire, l’entreprise a donc le détail de toutes les opérations pour un client ou un fournisseur. La consultation des comptes est plus claire et cohérente. Les comptes auxiliaires ont principalement deux avantages : faciliter la lecture des écritures comptables et simplifier leur contrôle.
En effet, toutes les opérations sont classées ligne par ligne pour chaque tiers. Cela évite un volume d’écritures trop important au sein du compte général.
La lecture du compte tiers est plus simple, puisqu’il est divisé en sous-compte. L’entreprise peut ainsi identifier plus facilement un mouvement de caisse au sein de ces comptes auxiliaires de tiers. Le détail des opérations avec chaque client et chaque fournisseur apparaît.
L’entreprise peut ainsi repérer plus aisément une facture non réglée :
Que ce soit dans les comptes clients et fournisseurs, l’entreprise peut repérer plus facilement les doublons et toutes les erreurs de facturation. Peu importe que ce soit un problème en interne ou avec un fournisseur.
En effet, le comptable visualise les factures en cours, celles qui sont à régler auprès des fournisseurs, les éventuels doublons, celles qui ne sont pas encore éditées, etc.
Lorsqu’une entreprise met en place une comptabilité auxiliaire, elle gagne du temps, puisque toutes les opérations comptables sont détaillées.
Le nombre d’écritures par compte de tiers est réduit ce qui facilite leur contrôle. L’entreprise peut vérifier la balance générale à partir des balances auxiliaires.
Bon à savoir
La balance auxiliaire, comme le bilan comptable, fournit un état de la santé financière de l’entreprise, mais plus spécifique. En effet, c’est une photographie des comptes tiers (fournisseurs et clients) au moment de la clôture de l’exercice.
La gestion de la comptabilité auxiliaire peut inciter l’entreprise à recruter un comptable auxiliaire. C’est un poste clé qui regroupe plusieurs missions.
Le comptable auxiliaire se place directement sous l’autorité du chef comptable. Il est en contact régulièrement avec les clients et les fournisseurs.
Ses missions au sein du service de comptabilité sont variées, elles consistent dans les grandes lignes à :
Plus particulièrement, le comptable auxiliaire :
Le comptable auxiliaire est un expert pour la gestion de ces comptes. Il s’assure de l’équilibre de la trésorerie. Les dirigeants de l’entreprise peuvent ainsi faire des projections et mettre en place une stratégie pour la gestion de l’entreprise. La comptabilité auxiliaire permet de mieux contrôler et de comprendre les différents mouvements des écritures comptables.
Cette fonction s’avère indispensable pour les entreprises qui ont un volume d’opérations comptables important.
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