Tous les entrepreneurs vous le diront, ce qui leur manque le plus, c’est du temps. Comment gagner du temps et travailler plus efficacement au quotidien ?
Une fois arrivé au travail, tout peut s’enchainer très vite ; appels de clients, nécessité de traiter un dossier en urgence… On a vite fait de se retrouver le soir à 19h avec l’impression de ne pas avoir avancé sur ses dossiers.
La première chose à faire en arrivant le matin est d’établir sa to-do-list pour la journée : le simple fait de réfléchir quelques minutes à ce que l’on doit faire de sa journée et de l’écrire vous permettra de gagner du temps.
Vous passerez d’une tâche à l’autre en quelques instants, en sachant parfaitement ce que vous devez faire. Votre to-do-list cadre votre journée. En l’établissant, vous vous fixez un objectif à atteindre et serez d’autant plus productif.
Écrire sa to-do-list pour la semaine à venir le lundi matin est également une bonne idée : cela vous permettra d’avoir un aperçu global de la manière dont vous devez organiser votre semaine.
Vous travaillerez plus efficacement en sachant précisemment ce que vous devez faire. Vous vous fixez une contrainte qui vous aidera à prioriser certaines tâches et à ne pas passer trop de temps sur celles dont l’importance est secondaire.
Bien évidemment, votre planning peut évoluer du fait de circonstances imprévues, il faut donc que votre liste de tâches soit modulable. Effectuer la distinction entre les tâches de première importance et les autres, plus secondaires vous aidera alors à vous organiser.
Vous recevez certainement, comme la moyenne des managers, 110 mails par jour. Sans une certaine rigueur, votre boîte mail peut devenir le pire ennemi de votre productivité.
Quelques conseils simples pour une gestion optimale de vos mails :
désactiver les notifications lorsque vous devez vous concentrer sur une tâche importante. Vous n’arriverez pas à focaliser votre attention si vous recevez des messages toutes les deux minutes.
Sur 1000 heures réunions, 372 sont inutiles. Optimiser le temps passé en réunion est primordial pour gagner en productivité !
Voici comment organiser des réunions productives :
Les réunions sont nécessaires et peuvent faire gagner un temps précieux si elles sont bien cadrées et bien préparées.
Une réunion efficace permet de faire gagner du temps à tous les collaborateurs.
La gestion des factures fournisseur et notes de frais peut entrainer de véritables pertes de temps si elles ne sont pas traitées rapidement. Justificatifs perdus, oublis, il est facile de se laisser déborder.
La seule solution : traiter les factures au fur et à mesure. Dès que vous recevez une facture, classez là dans un endroit où vous êtes sûr de la retrouver. Mieux vaut y consacrer quelques instants chaque jour que d’y passer des heures à la fin du mois, sans garantie de retrouver les factures en question.
Faites saisir rapidement les factures par votre Expert-Comptable. Cela vous permettra d’avoir une vision claire de votre trésorerie.
Mooncard propose des cartes de paiement relié à une application de gestion permettant de gain de temps énorme sur la gestion des notes de frais. Plus de ressaisie, ni de la part des collaborateurs, ni de la part du pôle comptable.
Mooncard met à disposition de ses utilisateurs des cartes corporate reliées à une application de gestion permettant de piloter les dépenses professionnelles mais aussi de générer les écritures comptables : un gain de temps considérable pour toutes les dépenses entreprise.
Déléguer efficacement est un moyen formidable pour gagner du temps. Déléguer ne se résume pas à donner des ordres, à assigner des tâches opérationnelles. Vous devez inciter vos collaborateurs à proposer des solutions qu’ils peuvent mettre en œuvre.
De cette manière, vous leur permettrez de gagner en autonomie et en efficacité. De plus, votre entreprise profitera de l’ensemble des capacités et de la créativité de tous les collaborateurs.
Si vous vous êtes engagé sur une tâche, vous devez la terminer. Se rendre compte qu’un collaborateur a abandonné une tâche sans prévenir fait perdre un temps précieux et bouleverse le planning prévu.
Terminer une tâche dans les délais permet d’éviter de multiplier les relances, qui font elles-mêmes perdre du temps.
Il est parfaitement possible qu’un collaborateur ne puisse terminer une tâche pour une raison valable. Dans ce cas, le collaborateur doit faire un retour sur les difficultés et points bloquants afin que les personnes concernées soient au courant et qu’une solution soit trouvée rapidement.
Points clés à retenir :