TVA hôtel : les frais d’hôtel sont-ils récupérables? – Mooncard

La TVA sur les frais d’hôtel est-elle déductible ?

Les frais d’hébergement constituent un poste de dépenses considérable pour les entreprises dont les collaborateurs se déplacent beaucoup. Ils peuvent vite faire gonfler les notes de frais. Face à ce budget important, une question se pose vite : la TVA sur les hôtels est-elle récupérable ?

En règle général, la TVA sur les frais d’hôtel n’est pas récupérable

Dans la plupart des cas, la TVA sur les prestations hôtelières et les frais annexes des collaborateurs n’est pas récupérable par l’entreprise. L’annexe II du Code général des impôts (CGI), article 206, le précise clairement : la déduction de la TVA n’est pas possible « lorsque le bien ou le service est relatif à la fourniture à titre gratuit du logement des dirigeants ou du personnel de l’entreprise ». 

Déduction de la TVA sur les frais d’hôtel : quelques exceptions existent

Une entreprise est autorisée à récupérer la TVA sur certaines dépenses d’hébergement : 

• La TVA sur les repas et petits-déjeuners pris à l’hôtel par les salariés ou les dirigeants. Pour être récupérable, la TVA doit apparaître clairement sur la facture, sur une ligne distincte du prix de la chambre d’hôtel ;
• La TVA sur les nuits d’hôtel payée à un tiers à l’entreprise. La déduction de la taxe est autorisée sur les frais d’hébergement engagés pour un client, un prestataire ou un fournisseur. 

Pour pouvoir récupérer la TVA, les dépenses ouvrant droit à déduction doivent être effectuées dans l’intérêt de l’entreprise. La TVA récupérable doit être justifiée avec une facture sur laquelle est précisé le montant de TVA déductible.  

Quelles sont les règles de récupération de la TVA sur les nuits d'hôtel à l'étranger ?

Comme pour l'ensemble des dépenses réalisées au sein de l'UE, les frais d'hébergement peuvent faire l'objet d'un remboursement de TVA par le pays ou la dépense a été effectuée.

Il y a plusieurs conditions à remplir pour pouvoir bénéficier de ce remboursement. Vous devez en effet : 

•  Être assujetti à la TVA.
•  Ne pas être établi dans l'État membre où vous demandez le remboursement.
•  Ne pas avoir réalisé d'opérations soumises à la TVA pour lesquelles vous êtes tenu de vous enregistrer dans cet État membre pendant la période couverte par la demande.

La fiscalité étant différente selon chaque pays, les règles et montant de récupération varient selon les états avec par exemple : 

•  La TVA sur les unités d’hôtel en Allemagne est un taux réduit de 7%
•  Pour récupérer la TVA appliquée sur les nuitées dans un hébergement hôtelier en Suisse, vous devez soumettre une demande de remboursement à l'administration fiscale. Le taux spécial appliqué est de 3,7%. Votre demande de récupération de TVA doit être accompagnée des documents justificatifs suivants : une déclaration de TVA, une preuve d'immatriculation en tant que contribuable français, votre relevé d'identité bancaire (RIB) et l'ensemble des factures originales que vous avez reçues.
•  En Espagne, en tant que contribuable français, vous pouvez récupérer intégralement la TVA de 10% appliquée aux frais d'hébergement, à condition de ne pas posséder d'entreprise en Espagne et d'avoir effectué uniquement des transactions éligibles au remboursement de TVA.
•  Au Portugal, la TVA sur les frais d’hôtel professionnels n’ouvre pas droit à déduction.

Il existe un seuil minimum de remboursement. La demande de remboursement doit porter sur un montant minimum de TVA de :

•  400 € ou équivalent dans la monnaie nationale pour une demande portant sur une période de trois mois à moins d'un an ;
•  50 € ou équivalent dans la monnaie nationale pour une demande correspondant à une année civile.

Quels taux de TVA sont applicables sur les frais d’hôtel ?

Les frais d’hôtel comprennent les nuitées, les repas, les achats de boissons alcoolisées ou sans alcool. Chaque type de dépense dispose d’un taux de TVA spécifique :

• Nuitée dans un hôtel, un camping classé ou une location meublée : taux de 10 % ;
• Restauration, vente de produits alimentaires : taux de 10 %, si le produit est consommé aussitôt (sandwiches avec couverts, pizzas, quiches, sushis, glaces vendues à l’unité, taux de 5,50 % s’il est conditionné dans un contenant permettant une consommation différée (pain, viennoiseries, plats cuisinés par un traiteur) ;
• Boisson sans alcool, eau : taux de 10 % si la boisson est à consommer tout de suite, taux de 5,50 % si elle est à consommer ultérieurement ;
• Boisson alcoolisée : taux de 20 %. 

Récupération de la TVA « hôtel » : le cas particulier des indemnités forfaitaires

La déduction de la TVA est uniquement possible sur les dépenses d’hébergement remboursées à leur valeur réelle. Les salariés présentent leurs notes de frais accompagnées des justificatifs à leur employeur pour obtenir le remboursement de leurs frais de déplacement.

Si l’entreprise octroie aux salariés des allocations forfaitaires, elle doit se conformer aux règles de l’URSSAF (barèmes, taux, limites d’exonération de cotisations de Sécurité sociale). Par exemple, dans le cadre d’un grand déplacement, le plafond d’exonération pour le logement et le petit-déjeuner est fixé à 69,50 € en région parisienne et 51,60 € en province (3 premiers mois). 

La TVA est-elle récupérable sur les autres frais de déplacement ?

Un déplacement professionnel induit un certain nombre de frais. Comme nous l’avons vu, la TVA sur les prestations d’hébergement n’est en règle générale pas déductible. Qu’en est-il des autres dépenses supportées par un salarié en mission à l’extérieur de l’entreprise ? La TVA est-elle déductible ?

Les entreprises peuvent récupérer : 

• La TVA sur les frais de péage ;
• La TVA sur les frais de carburant ;
• La TVA sur les cadeaux d’affaires, dans la limite de 73 € TTC par an, par bénéficiaire ;
• La TVA sur le parking.

Les entreprises ne peuvent pas déduire :

• La TVA sur le transport (billets d’avion, de train, taxi, bus, etc.) ;
• L’achat, la location ou les frais d’entretien d’un véhicule de tourisme ;
• L’acquisition ou la location d’une place de parking. 

Schéma explicatif de la TVA récupérable : 

Vous l’aurez compris, la récupération de la TVA sur les frais d’hôtel est limitée. Seules les dépenses liées à la restauration (repas, petit-déjeuner, boisson) ouvrent droit à déduction. De ce fait, le montant de TVA récupérable est minime. 

Au vu des ressources nécessaires pour traiter les notes de frais, est-il judicieux de faire les démarches pour récupérer la TVA sur les frais d’hôtel ? Avec la carte corporate Mooncard, vous pouvez déduire l’intégralité de la TVA sur les frais d’hôtel, même si les montants sont peu élevés. 

Notre solution complète de paiement pour l’entreprise simplifie la gestion de vos dépenses professionnelles. Une fois le paiement effectué, le collaborateur a une seule chose à faire : prendre une photo du justificatif. Les factures, tickets ou notes de restaurant sont ensuite archivés numériquement à valeur probante. 

Les notes de frais sont pré-remplies avec les informations issues des transactions bancaires. La part de TVA déductible est calculée automatiquement sur l’ensemble des dépenses. Vous gagnez un temps précieux dans les opérations chronophages comme la refacturation de frais de TVA ou la récupération de la TVA étrangère.

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