Note de frais Airbnb : comment procéder ? - Mooncard

Les nouvelles modalités de remboursement des notes de frais Airbnb

La réservation d’un logement via la plateforme Airbnb présente des avantages, tant pour les employeurs que pour les salariés.

Les usages professionnels possibles avec Airbnb

Dans l’hypothèse d’un déplacement de groupe, un logement entier peut être réservé ! C’est une option plus économique ainsi qu’un moyen de renforcer la cohésion des membres de l’équipe.  

Vous avez également la possibilité de louer des lieux atypiques (chez un hôte) afin d’organiser un séminaire ou une séance de brainstorming par exemple. Le cadre favorisera le travail collaboratif et l’innovation. Pour les salariés, le déplacement classique à l’hôtel se transformera ainsi en une nouvelle expérience d’hébergement, et ce pour une facture souvent comparable.

La gestion des notes de frais avec Airbnb

Désormais avec Airbnb, les notes de frais sont gérées automatiquement à travers un portail :

• Cette plateforme unique stocke de manière sécurisée toutes les données.
• Les entreprises disposent d’un accès spécifique à cette plateforme avec un récapitulatif des nuitées réservées sur Airbnb. 
• Les frais de voyages, les réservations et les dates de séjour sont rassemblées dans un tableau de bord global.

C’est un gain évident de temps en termes de gestion des frais professionnels !

Inclure le portail professionnel Airbnb dans son outil de gestion interne

Certains outils internes de gestion des déplacements permettent d’inclure la solution Airbnb pour la réservation et le paiement. Cette centralisation des données facilite grandement la gestion des notes de frais de déplacement.

Pour aller encore plus loin dans l’optimisation de votre gestion des notes de frais, passer à la carte corporate et centralisez vos dépenses de déplacement. Dans ce cadre, le service comptable de votre entreprise pourra notamment mieux planifier les flux de trésorerie tout en anticipant la récupération de la TVA associée. Les salariés n’auront donc plus à faire l’avance des dépenses.

Contactez-nous pour en savoir plus sur la carte bancaire corporate.

Les autres formes de remboursement de frais d’hébergement et de déplacement

Une partie non négligeable des remboursements des frais d'hébergement concerne le remboursement des frais d’hôtel. La réglementation en vigueur est très stricte. En effet, pour bénéficier d’un remboursement, le salarié doit présenter une note de frais correspondant à certains critères :

• L’objectif professionnel du déplacement ;
• Une distance entre le logement du salarié et le lieu du travail de plus de 50 km ;
• Une distance ne pouvant être parcourue avec les transports en commun en moins de 90 minutes. 

Les modalités de paiement et de remboursement sont de trois types :

1. Le salarié avance le montant avant de se faire rembourser. Le salarié devra fournir un justificatif à l’appui de sa note de frais.
2. Le salarié paye l’hôtel avec un moyen de paiement fourni par l’entreprise. Il n’a plus à faire l’avance des fonds mais doit communiquer un justificatif.
3. L’entreprise verse au salarié une somme forfaitaire pour régler la note d’hôtel. Dans cette hypothèse, il convient de faire des choix en accord avec la politique interne de l’entreprise. 

Des points de vigilance doivent être signalés en matière de réservation d’hébergement :

• Il convient en effet de faire valider ses réservations. Il faut par exemple s’assurer que la catégorie et le prix de la chambre sont conformes à la politique de l’entreprise.
• De même, il convient d’interroger son employeur sur la possibilité de bénéficier de services « extra » et de fournir des justificatifs probants.

Simplifier et sécuriser le processus de remboursement grâce à la digitalisation

Les dépenses relatives aux frais de déplacement demandent une grande vigilance qu’il s’agisse des : 

• Notes de frais en taxi ou en Uber ;
• Notes de frais en avion ; 
• Notes de frais en voiture et de notes de frais kilométriques ;
• Notes de frais des salariés à l’international.

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Chacune de ces dépenses comportent des règles et contraintes leur étant propres. Par exemple, concernant les dépenses à l’étranger il peut être conseillé de :

• Prévoir les dépenses. L’entreprise pourra acheter elle-même les billets d’avion ou de train. Elle pourra également effectuer la réservation de l’hébergement en recourant à un site spécialisé comme Airbnb ou une agence de voyage.
• Inciter les salariés à tenir la comptabilité au jour le jour. Il est possible d’utiliser une application mobile de gestion des frais. Les dépenses seront enregistrées en temps réel, facilitant le travail des managers, directeurs financiers et des collaborateurs.
• Vérifier aléatoirement le bien-fondé des reçus libellés en langue étrangère grâce à un outil de traduction. L’important est également d’informer les salariés que ce type de contrôles existe. 

Il est donc possible de simplifier et de sécuriser le processus de remboursement ! Notamment grâce à une application dédiée et entièrement dématérialisée (associée à une carte bancaire d’entreprise).

Mooncard permet justement l’enregistrement des notes de frais via un procédé simple : photographie du reçu via un smartphone par la personne en déplacement et catégorisation de la dépense. La carte bancaire professionnelle permet, de surcroît, d’éviter au salarié de pratiquer l’avance des frais (et d’obérer ses revenus).

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