Recharge voiture électrique : comment facturer les salariés ? - Mooncard

Quelles sont les obligations légales pour installer des bornes de recharge en entreprise ?

Avec l’essor des véhicules électriques et l’encouragement des pouvoirs publics à verdir les mobilités professionnelles, les entreprises sont de plus en plus concernées par l’installation de bornes de recharge sur leurs parkings. La réglementation a d’ailleurs évolué pour fixer des obligations précises, qu’il est essentiel de connaître.

Pré-équipement obligatoire selon la Loi d’Orientation des Mobilités (LOM)

Depuis la mise en œuvre de la LOM, les entreprises qui disposent de parkings de plus de 10 places ont l’obligation de pré-équiper leur infrastructure. Cela signifie que même si l’installation des bornes de recharge n’est pas immédiate, des conduits pour le passage des câbles électriques doivent être prévus lors de la construction ou de la rénovation des parkings. Ce pré-équipement vise à faciliter l’installation future des bornes sans travaux lourds ni coûts supplémentaires.

Obligation d’installation effective à partir de 2025

À compter du 1er janvier 2025, certaines entreprises devront aller plus loin. La réglementation impose désormais qu’au moins un point de recharge soit installé sur les parkings de plus de 20 places dans les bâtiments existants. Cette obligation s’inscrit dans la continuité des objectifs fixés pour accélérer la transition énergétique dans le monde professionnel.

Comment calculer l'avantage en nature d'une voiture électrique ?

Selon la réglementation, au 13 janvier 2023, les avantages en nature pour les salariés liés à la mise à disposition d'un véhicule électrique et à l'accès à une borne de recharge connaissent une prolongation du régime de faveur. Pour encourager l'utilisation de véhicules moins polluants, un dispositif exceptionnel est en vigueur jusqu'au 31 décembre 2024 :

• Dans le cas où l'employeur met une borne de recharge de véhicules électriques à la disposition du salarié sur le lieu de travail, aucun avantage en nature n'est valorisé pour une utilisation non professionnelle, que le véhicule soit fourni par la société ou personnel. 
• De même, si l'employeur met à disposition un véhicule fonctionnant exclusivement à l'énergie électrique entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2022, les frais d'électricité engagés par l'employeur pour la recharge du véhicule ne sont pas pris en compte pour l'évaluation de l'avantage en nature.
• Une nouvelle règle spécifique concerne la mise à disposition d'une borne de recharge en dehors du lieu de travail. Si la borne est retirée à la fin du contrat de travail, les frais d'achat et d'installation pris en charge par l'employeur sont exclus de l'assiette des cotisations sociales. 
• En cas de non-retrait de la borne au domicile du salarié, la prise en charge est exclue de l'assiette des cotisations dans la limite de 50% des dépenses réelles, portée à 75% pour les bornes de plus de cinq ans.

Les autres frais liés à l'utilisation de la borne de recharge électrique en dehors du lieu de travail sont également pris en charge par l'employeur dans la limite de 50% du montant des dépenses réelles que le salarié aurait dû engager. 

Ces règles spécifiques visent à encourager l'adoption de véhicules électriques et à faciliter l'accès aux bornes de recharge pour les salariés.

Comment facturer les salariés pour la recharge en entreprise ?

Il existe plusieurs types de forfaits et de modes de facturation : décryptage.

Quel type de forfait choisir ?

L'installation d'une borne de recharge pour véhicules électriques représente un investissement conséquent pour les entreprises. Pour récupérer cet investissement, plusieurs options de facturation s'offrent à elles :

• Facturation au temps : convient particulièrement aux entreprises où le nombre d'utilisateurs est élevé par rapport au nombre de bornes, comme les restaurants, les hôtels ou les parkings payants. Cependant, cette méthode pénalise les utilisateurs dont les véhicules nécessitent une recharge plus longue et nécessite une solution de refacturation automatique.

• Facturation par kWh : recommandée pour toutes les entreprises, elle permet une facturation équitable de chaque utilisateur, quel que soit le temps de recharge nécessaire. Cette méthode offre également des retours sur investissement clairs en fonction des coûts de l'électricité. Elle nécessite également une solution de refacturation automatique.

Le choix du forfait dépend du nombre d'employés et des préférences de l'entreprise. Une combinaison de plusieurs options est également envisageable.

Combien facturer l'heure ou le kilowattheure ?

Le prix de la recharge par kilowattheure ou au temps est relativement libre, mais trois facteurs importants doivent être pris en compte :

• Le prix du kWh selon le fournisseur d'énergie ;
• Les coûts d'installation des bornes de recharge ;
• Le statut de l'employé dans l'entreprise.

Un tarif équitable doit être établi pour récupérer l'investissement tout en facilitant la recharge des salariés.

Qui paie l'électricité des bornes de recharge ?

Découvrez comment sont pilotés les remboursements en entreprise.

Puis-je recharger ma voiture électrique au travail ?

Dans de nombreuses entreprises, il est tout à fait possible de recharger son véhicule électrique directement sur son lieu de travail. Si des bornes sont installées sur le parking de l’entreprise, vous pouvez y accéder librement – généralement sans frais supplémentaires. La consommation d’électricité est en effet directement prise en charge par l’employeur, sans impact sur votre fiche de paie.

C’est un vrai avantage au quotidien, surtout si vous roulez beaucoup pour vos trajets domicile-travail ou professionnels. Plus besoin de chercher une borne publique ou de prévoir une recharge chez vous chaque soir : votre voiture se recharge pendant vos heures de travail, tout simplement.

Ce service est souvent proposé gratuitement, mais certaines entreprises peuvent mettre en place un petit forfait ou un système de refacturation. N’hésitez pas à poser la question à votre service RH ou à consulter la politique interne de votre entreprise. Certaines sociétés proposent même des outils pour suivre vos recharges ou réserver une borne à l’avance.

Et si votre entreprise ne propose pas encore de bornes de recharge ? Sachez que la réglementation évolue, et qu’un nombre croissant d’employeurs prévoient l’installation de bornes dans les prochaines années. En attendant, d’autres solutions existent : comme le remboursement des recharges à domicile ou sur borne publique.

Remboursement chez le collaborateur

Si la recharge s'effectue chez le collaborateur, plusieurs solutions de remboursement existent :

• Borne connectée : l'installation d'une borne connectée chez le collaborateur octroie une gestion efficace des consommations professionnelles et personnelles. L'entreprise peut facilement rembourser les coûts énergétiques liés à la consommation professionnelle du salarié.
• Remboursement forfaitaire : l'employeur propose un remboursement forfaitaire dont le montant est déterminé soit par accord d'entreprise, soit par voie conventionnelle. Un montant fixe mensuel peut être établi en fonction du kilométrage mensuel du salarié et du type de véhicule.
• Notes de frais : le remboursement s'effectue via des notes de frais, où le collaborateur justifie la consommation réelle liée à la recharge.
• Copropriété : si le collaborateur habite en copropriété et qu’elle a accepté l'installation de bornes, la facture émise par le syndic peut être utilisée pour justifier la consommation de la borne.

Remboursement sur les bornes publiques

En l'absence de bornes sur le lieu de travail ou chez le collaborateur, les salariés peuvent être amenés à utiliser des bornes publiques. Deux options de remboursement sont envisageables :

• Avec les notes de frais : les collaborateurs peuvent obtenir le remboursement de l'énergie utilisée à titre professionnel.
• Carte énergie : l'entreprise la fournit aux collaborateurs afin qu’ils puissent payer leur recharge aux bornes publiques aux frais de l'entreprise. Cela facilite la gestion des remboursements mensuels.
  

Respect de la législation et justification des remboursements

Pour que les frais d'électricité remboursés soient exclus de l'assiette des cotisations sociales, l'employeur doit pouvoir justifier :

• Que les dépenses ont été engagées à sa demande et dans l'intérêt de l'entreprise ;
• Du montant des dépenses par la production de factures.

La nature du montant remboursé doit être clairement définie pour que les remboursements soient conformes à la législation.

La facturation des salariés pour la recharge en entreprise et la gestion des remboursements des frais d'électricité sont des étapes essentielles pour réussir la transition vers la mobilité électrique. La transition vers une flotte de véhicules électriques est une démarche à envisager pour réduire l'empreinte environnementale. La réussir implique de calculer le coût réel de la transformation. Il faut pour cela prendre en compte les coûts directs et indirects. 

Cela nécessite d'avoir les bons outils pour comparer les TCO (Total Cost of Ownership) des véhicules classiques et électriques, afin de prendre des décisions éclairées.

 La solution Mooncard et sa carte paramétrable Mooncard Mobility rassemble des fonctionnalités innovantes pour vous aider à piloter vos dépenses de mobilité. Elle est compatible avec 100 % des logiciels de gestion de flotte automobile. Elle permet de suivre certains indicateurs de calcul TCO, comme le kilométrage des consommations, la TVA, la TICPE et offre une simplicité d'utilisation du paiement jusqu'à la comptabilisation.

Si vous cherchez une solution pour vous accompagner dans la gestion de votre flotte automobile, n'hésitez pas à planifier une démo personnalisée, gratuite et sans engagement avec un expert Mooncard. 

Découvrez d'autres articles sur la thématique :