Pour mener leurs missions à bien, certains salariés sont régulièrement amenés à effectuer des dépenses (déplacements, repas...). Ces dépenses professionnelles doivent leur être remboursées par l'entreprise, par le biais d'une note de frais. Cette solution peut s'avérer fastidieuse, surtout lorsque l'entreprise n'utilise pas d'outils dédiés, comme des solutions de gestion de notes de frais. Pour gagner en efficacité et optimiser les processus, la carte bancaire d'entreprise se présente comme une solution pratique et fiable.
La gestion des notes de frais entraîne de nombreuses contraintes. Lorsque les frais professionnels sont ponctuels ou concernent de petites sommes, la méthode traditionnelle qui consiste à remplir un formulaire, y joindre tous les justificatifs, l'envoyer au DAF ou au comptable, puis attendre un remboursement, peut suffire.
Mais dès lors qu'un collaborateur doit avancer fréquemment des frais, ou régler des montants élevés, la méthode traditionnelle trouve ses limites. En effet, elle devient très vite chronophage, stressante, sujette aux erreurs, voire parfois à la fraude, que ce soit pour les salariés, comptables et financiers.
La carte entreprise se présente alors comme une solution particulièrement intéressante. Elle est donnée au collaborateur et liée à un compte bancaire spécifique, ouvert par l'entreprise, et offre ainsi de nombreux avantages:
De nombreux salariés sont insatisfaits par la gestion des notes de frais traditionnelle, une solution contraignante qui implique des procédures chronophages et des formulaires à remplir régulièrement. Cela représente souvent une véritable source de stress pour les salariés, ainsi qu'une charge mentale importante et ce, pour plusieurs raisons :
C'est pourquoi la carte bancaire corporate séduit autant les salariés : c'est la solution qui répond le mieux à leurs problématiques et besoins. Elle supprime totalement, ou presque, la gestion des notes de frais, ils n'ont plus à avancer des frais et à attendre des remboursements. Quant aux décideurs, ils ne sont pas en reste puisqu'ils profitent d'une véritable optimisation des processus.
Bien sûr, certaines entreprises pourraient être inquiètes à l'idée de confier une carte bancaire à leurs collaborateurs. Il existe heureusement des solutions :
Certaines solutions de paiement intelligentes permettent d'avoir un paramétrage poussé. Mooncard, par exemple permet le paramétrage complet de chacune de ces cartes grâce à plus de 60 critères, permettant de réguler les droits et accès des collaborateurs. De ce fait, ils pourront uniquement réaliser des dépenses liées au bon déroulement de leurs missions. Il est également possible d'y paramétrer un cycle d'approbation, donnant la possibilité aux managers de valider ou rejeter les dépenses réalisées par les collaborateurs.
C'est une véritable avancée pour les DAF, mais aussi une amélioration des conditions de travail pour les salariés.
La carte bancaire corporate révolutionne la note de frais. Plus simple et pratique, elle se révèle aussi satisfaisante pour les salariés qu'avantageuse pour la direction. Les frais d'entreprises sont mieux gérés, avec plus de transparence, d'efficacité, de sécurité et de traçabilité. Tout le processus est optimisé, avec une économie réelle en temps et en argent à la clé.
Les points-clés à retenir :
Pour l'entreprise, c'est un moyen efficace pour maîtriser son budget, suivre et contrôler au plus près les dépenses effectuées par les salariés.