La gestion des notes de frais représente un réel enjeu pour l’entreprise, en termes de :
30 minutes pour plus de 50% des salariés.
Plus de la moitié des employés consacrent entre 30 minutes et 1 heure par mois aux remboursements des frais professionnels. Cela représente une perte de temps considérable, passé sur des tâches à faible valeur ajoutée, mais nécessaires. De ce fait, un logiciel de gestion de note de frais plus adapté, peut représenter un véritable gain de temps pour vos salariés et votre entreprise.
73% des salariés avouent saisir leur note de frais pendant leurs heures de travail. La perte de temps et de confiance liée au processus de gestion des dépenses professionnelles induit souvent une perte de productivité des collaborateurs.
30 jours. C’est la durée moyenne requise pour que la demande de remboursement d'un collaborateur aboutisse.
56% des salariés trouvent le processus de remboursement des dépenses professionnelles long et difficile.
À cause d’une procédure trop longue, manquant parfois de clarté, d’un montant remboursable trop faible ou encore d’un oubli de justificatif de la note de frais, on compte environ 212€ de frais annuels non remboursés aux salariés.
A contrario, l’entreprise rembourse parfois plus que les dépenses liées à l’activité professionnelle, puisque 15 à 30% des salariés avouent déjà avoir commis des fraudes aux notes de frais.
Les notes de frais représentent 3 à 10% du budget annuel d’une entreprise.
Voici 5 étapes, qui vous permettront de transformer le calvaire de la note de frais en une routine simple et efficace.
Posez-vous les bonnes questions :
Rassembler ces informations vous permettra d'avoir une vision claire des besoins de votre entreprise au niveau des dépenses professionnelles.
Dans un document dédié ou dans un contrat de travail, vous pouvez préciser la politique de dépense de votre entreprise. Il faut que celle-ci soit parfaitement compréhensible et accessible à tous vos salariés. Vous pouvez par exemple y préciser quelles dépenses sont remboursables, à quelle hauteur, sous quelles conditions.
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Nombreux sont les collaborateurs à estimer qu'il est difficile de trouver une information précise dans la politique de dépense de leurs entreprises, c'est pourquoi il faut veiller à communiquer régulièrement à propos de celle-ci. Cela vous permettra de vous assurer que vos collaborateurs sont au fait.
Vérifiez que cette politique des dépenses professionnelles est claire pour vos salariés et qu’ils en comprennent les modalités de fonctionnement.
Le remboursement réel consiste à rembourser le montant exact avancé par le collaborateur. Celui-ci devra alors réaliser une note de frais détaillant l'ensemble de ses dépenses pour se faire rembourser. Il devra également y inclure tous ses justificatifs de dépenses.
Il est possible de verser des allocations forfaitaires aux salariés réalisant régulièrement des dépenses professionnelles. Un montant mensuel lui est alors versé, pour amortir ses frais professionnels.
Le remboursement forfaitaire est exonéré de cotisations sociales dans la limite de certains plafonds, revalorisés chaque année au premier janvier.
Ainsi, si les allocations ne dépassent pas ces plafonds le salarié n'aura pas besoin de justifier ses dépenses puisqu'elles bénéficient d'une présomption d'utilisation conforme, c'est-à-dire qu'il est considéré que ce sont des frais conformes à l'objet social de l'entreprise.
Si ces allocations dépassent les plafonds, il existe alors trois cas de figure.
Attention ! Le remboursement forfaitaire ne concerne que les frais de repas, les frais d'hébergement ou les frais de transport.
En définissant un processus de gestion des notes de frais, vous faites gagner du temps à tous vos salariés.
Toutefois, il est important de vérifier régulièrement que tout est en ordre :
Exemple : dans certaines entreprises le remboursement des notes de frais se fait une fois par mois ou par semaine, à une date précise ce qui vous permet d’être plus régulier, organisé et fixe vos salariés à une date connue et précise.
Entre le temps passé à trier les justificatifs, la saisie (et ressaisie) et la revue de la note de frais, sa gestion peut représenter une perte de temps considérable pour vos collaborateurs, managers et comptables.
Comment gagner du temps et augmenter le niveau de productivité de vos employés ?
1 entreprise sur 2 gère encore ses notes de frais sur support papier, malgré les nombreux inconvénients que représente la saisie manuelle des notes de frais (risque plus élevé d’erreurs, fraudes des collaborateurs…).
Opter pour un logiciel de gestion de note de frais adapté vous permettra d'automatiser la saisie de vos notes de frais et, de ce fait, accélérera le processus et réduira le risque d'erreurs ou de fraudes.
Demandez à vos salariés de dématérialiser au fur et à mesure leurs justificatifs de dépenses professionnelles, en les prenant en photo ou en les scannant.
La digitalisation des notes de frais permet de réduire de 63% le coût de traitement des notes de frais et de gagner 79% sur le temps de saisie et sur d’autres procédures administratives.
Sans logiciel de gestion dédié, le coût de traitement d’une note de frais est estimé en moyenne à 53 €.
En utilisant un bon outil de comptabilité, vous évitez les ressaisies génératrices d’erreurs. Certaines applications permettent de prendre en photo votre justificatif et de le transférer directement dans votre outil de gestion des notes de frais.
Suivez et contrôlez vos frais !
En fournissant à vos salariés réalisant des dépenses professionnelles des cartes corporates, vous réduisez le nombre de demandes de remboursement de notes de frais.
D’autres avantages s’ouvrent à vous en choisissant cette solution :
Des solutions qui vont rehausser le moral de vos salariés, réduire les coûts pour l’entreprise, satisfaire votre RH et votre comptable et vous faire gagner du temps.
Les points-clés à retenir :