La gestion des notes de frais est un sujet complexe et nécessitant une organisation globale bien réfléchie. Si certaines dépenses peuvent être facilement intégrées à la politique de dépenses et être prises en compte dans la gestion de la trésorerie, d'autres sont plus difficiles à anticiper et à gérer. Ce sont les dépenses « hors politiques ».
Voici tous nos conseils pour mieux appréhender ces dépenses et mettre en place une politique de note de frais efficace.
Les frais engagés par les collaborateurs doivent être encadrés par la politique de dépenses de l’entreprise. Ainsi, les salariés savent quels sont les frais sont remboursables et pour quels montants. Ils ont également connaissance des différentes situations dans lesquelles peut s’inscrire la réalisation de ces frais. Cela permet d’éviter des frais abusifs et d’anticiper les remboursements à prévoir.
Lorsque la politique de dépenses est mal cadrée, floue ou trop permissive, les salariés se retrouvent à réaliser des dépenses supérieures à ce que l’entreprise avait prévu. Ces frais sont alors "hors politique" et devront également être remboursés.
Un autre type de dépenses défini comme « hors politique » sont les dépenses passives.
Lorsqu'un salarié effectue un voyage d'affaires, il a une idée précise des dépenses qu'il doit faire, par exemple : l'achat d'un billet d'avion, une réservation à l'hôtel, la location d'une voiture, etc. Ces frais sont connus du salarié, il est avisé de leur montant lorsqu'il les accepte. Il en va de même pour tout achat de fourniture ou d'équipement, puisque le prix est connu avant achat. On parle alors de dépenses actives. Ces dépenses sont simples à anticiper et à suivre.
Bien sûr, les dépenses actives doivent être encadrées par une politique de dépenses claire, sinon vos employés enfreindront malgré eux les règles de conformité.
D'autres dépenses sont difficilement anticipables : ce sont les dépenses passives.
Il peut s'agir de taxes, de frais impondérables, etc. et qui découlent de l'activité normale du salarié. Leur montant ne peut pas être anticipé, mais ils devront eux aussi être remboursés.
Ces dépenses sont plus complexes à suivre et pourtant, elles doivent être également comptabilisées pour gérer au mieux votre trésorerie et réaliser des économies.
Les déplacements professionnels à l'étranger peuvent induire de nombreuses dépenses passives. Voici quelques exemples fréquents :
Toutes ces dépenses non prévues peuvent avoir un impact important sur la trésorerie de votre entreprise. En effet, s'ils ne sont pas été anticipés, ces frais ne seront pas été intégrés à la trésorerie disponible, il faudra pourtant les rembourser.
Cela peut créer des situations difficiles où l'entreprise doit s'adapter en urgence, au risque de fragiliser sa trésorerie, ou repousser des remboursements, ce qui peut ainsi provoquer des tensions avec les salariés. Ces situations peuvent être évitées en mettant en place une politique de note de frais efficace, mais aussi en réalisant un audit des dépenses et en mettant à disposition de vos salariés une carte bancaire professionnelle.
Une politique de note de frais permet de mettre en place des règles strictes encadrant les différentes dépenses des salariés dans le cadre de leur travail.
Voici comment la rendre efficace et vous assurer qu'elle sera comprise et respectée par vos employés :
Une politique de gestion de frais efficace limite les dépenses « hors politiques », mais il existe encore d'autres solutions à considérer pour garantir un meilleur suivi des dépenses.
Réaliser un audit des dépenses vous permettra de mieux comprendre et anticiper les dépenses actives et passives, et donc de mieux gérer votre trésorerie. Vous pourrez ainsi :
Un audit financier est une étape essentielle pour améliorer l'ensemble des processus : vous savez qui réalise les dépenses, ce qu'elles concernent, pour quel montant et quand elles sont réalisées. C'est donc le suivi des dépenses, mais aussi de la gestion de la trésorerie et des notes de frais qui sont optimisées.
Mettre à disposition des salariés une carte bancaire professionnelle représente un véritable atout dans la gestion des notes de frais. C'est également un levier efficace pour mieux suivre les dépenses de vos collaborateurs et réaliser des économies. Voici les principaux avantages de ce système :
La carte bancaire corporate présente également d'autres atouts, comme des réductions chez certains partenaires ou encore des assurances liés à la carte, ce qui peut représenter un réel avantage pour les collaborateurs en déplacement professionnel.
Les dépenses hors politique et passives peuvent occasionner de nombreux problèmes pour les entreprises. En adoptant les bonnes pratiques, comme l'audit des dépenses ou la carte entreprise, il devient plus simple de les suivre. Mieux encore, c'est une occasion pour optimiser la gestion des notes de frais et réaliser des économies.
Les points-clés à retenir :