Acheter les fournitures pour une école, c'est généralement un montant modeste, qui mobilise pourtant une demande, un engagement, un bon de commande, une réception, une facture, un rapprochement, une liquidation et un mandat. Les petits achats en collectivité représentent une large part du nombre d'actes d'achat, pour un poids limité dans le budget. Leur coût de traitement reste invisible, faute d'être mesuré. Cet article propose une méthode de calcul pas à pas, un exemple chiffré à adapter, et les requêtes à lancer dans votre logiciel financier pour objectiver le sujet.
Le coût administratif d'un achat se calcule comme la somme, pour chaque étape du circuit, du temps passé multiplié par le coût horaire chargé de l'agent qui l'exécute :
Coût de traitement = Σ (temps de l'étape × coût horaire chargé de l'intervenant)
Le coût horaire chargé intègre la rémunération brute, les cotisations employeur et, si vous le souhaitez, une quote-part des frais de structure. Votre service des ressources humaines peut fournir un coût moyen par catégorie (A, B, C), qui suffit pour un premier calcul.
Prenons l'exemple d'un achat de fournitures scolaires pour une école, d'un montant de 47€.
Les temps et coûts horaires ci-dessous sont fictifs, mais ils illustrent la méthode (seule une mesure sur vos propres achats donne un résultat fiable).
| Étape | Intervenant | Temps | Coût horaire chargé (exemple) | Coût |
|---|---|---|---|---|
| Expression du besoin | Directrice d'école | 10 min | 40 € | 6,67 € |
| Engagement et bon de commande | Gestionnaire (cat. C) | 15 min | 32 € | 8,00 € |
| Signature | Responsable habilité (cat. A) | 5 min | 55 € | 4,58 € |
| Rapprochement et service fait | Gestionnaire (cat. C) | 15 min | 32 € | 8,00 € |
| Liquidation et mandatement | Agent du service financier (cat. B) | 15 min | 38 € | 9,50 € |
| Contrôle et paiement | Services du comptable public | 10 min | 38 € | 6,33 € |
| Total pour un achat | 43,08 € | |||
Dans cet exemple, le traitement d'un petit achat coûte presque autant que l'achat lui-même. Appliqué à 2 000 petits achats par an, il représente plus de 86 000 € de temps de travail, soit l'équivalent de plusieurs agents à temps plein consacrés à des dépenses dont le total reste modeste.
Trois extractions dans votre logiciel financier suffisent à objectiver le sujet sur l'exercice précédent.
Le résultat prend souvent la forme d'une loi de Pareto inversée : une majorité des mandats porte sur une petite fraction des dépenses. Ces données servent aussi au pilotage des achats, dans la logique des indicateurs présentés dans notre article sur la performance achats.
Le regroupement des commandes agit sur le nombre d'actes : une commande mensuelle par école plutôt que des commandes au fil de l'eau. Le coût unitaire reste identique, mais le nombre d'achats diminue. Il allonge en revanche les délais pour les services.
La dématérialisation du circuit agit sur les temps : signature électronique, réception des factures par Chorus Pro, circuits de validation dans le logiciel financier. Chaque étape raccourcit, sans qu'aucune ne disparaisse.
Le changement de mode d'exécution agit sur la structure même du circuit. Avec la carte achat, encadrée par le décret n° 2023-209 du 27 mars 2023, l'agent paie directement dans un cadre paramétré à l'avance. Les étapes d'engagement unitaire, de bon de commande et de mandat par facture disparaissent pour ces achats : l'ordonnateur contrôle un relevé d'opérations mensuel, et le comptable public effectue un seul paiement. Le fonctionnement complet est décrit dans notre article sur la carte achat public.
Refaire le calcul avec le circuit carte achat donne une estimation du temps libéré. Les familles d'achats concernées sont souvent les mêmes que celles réglées aujourd'hui par la régie d'avances, comme le montre notre article sur les cas où la carte remplace la régie.