Rédiger une charte automobile permet de structurer la politique de la société en lien avec la gestion de flotte. La diffusion de la charte auprès des conducteurs de véhicules professionnels rend le pilotage du parc plus fiable, efficace. Ses bénéfices sont nombreux, que ce soit pour l’entreprise ou les collaborateurs : baisse des dépenses, meilleure communication, productivité en hausse, optimisation de l’utilisation de la flotte… La charte de mise à disposition fait partie des éléments majeurs de la car policy. Comme son nom l’indique, elle détermine les conditions d’utilisation des véhicules de service ou de fonction. Mooncard vous donne des conseils pour bien rédiger une charte automobile.
La charte de mise à disposition d’une voiture de fonction s’applique à tous les services de l’entreprise. Ce document transversal s’adresse à l’ensemble des collaborateurs susceptibles d’utiliser un véhicule de société. Il peut s’agir de commerciaux, ayant un véhicule de fonction pour leurs trajets professionnels comme privés. Il peut aussi concerner les collaborateurs bénéficiant d’un véhicule de service, réservé à une utilisation à titre professionnel, durant les heures de travail.
Une charte automobile liste les droits et devoirs incombant aux conducteurs. Elle établit avec précision leurs engagements et met en avant les éventuels accords internes relatifs aux véhicules de la flotte.
La mise en œuvre de la charte automobile au sein de l’entreprise permet de fixer un cadre de conduite aux collaborateurs. Pour être efficace, le document doit être rédigé avec transparence. Il doit être clair, précis en vue d’être compris par l’ensemble des salariés et éviter des incompréhensions ou polémiques à son sujet.
Bon à savoir
Comment diffuser la charte automobile auprès des collaborateurs ?
L’idéal est d’intégrer la diffusion de la charte à la stratégie de communication interne de la société. Vous pouvez la transmettre via différents supports, comme le journal interne, l’intranet, la newsletter, en réunion ou encore le tableau d’affichage. Le document doit pouvoir être consulté à n’importe quel moment, par l’intégralité des salariés. Après avoir diffusé la charte, nous vous conseillons de questionner les collaborateurs sur leur satisfaction. Ainsi, ils se sentiront impliqués dans les projets de la société. De votre côté, vous aurez les cartes en main pour mettre à jour et faire évoluer la charte.
Le contenu de la charte de mise à disposition n’est pas réglementé par la loi. En revanche, il est essentiel d’intégrer plusieurs points pour en garantir l’efficacité.
En règle générale, la conduite d’une voiture de société à titre privé est interdite : week-ends, vacances, congés, conduite accompagnée, etc. Toutefois, s’il s’agit d’un véhicule de fonction, elle peut être autorisée. Dans la charte, vous devez préciser si le véhicule se destine à un usage strictement professionnel ou s’il peut être utilisé à titre personnel. Vous pouvez aussi indiquer :
Dans cette partie, vous pouvez rappeler les risques existants et les sanctions encourues. Le but est d’inciter les collaborateurs à se conformer au Code de la route : port de la ceinture de sécurité, respect des limitations de vitesse, non-utilisation du téléphone au volant, etc. Vous devez aussi définir les conditions impliquant la responsabilité des salariés en cas d’amendes.
La charte aide les collaborateurs à remplir le constat, en leur indiquant les informations à indiquer. Les conducteurs doivent savoir qui contacter en cas de besoin : assureur, société d’assistance, etc. Les sinistres pris en charge par le contrat et la démarche à mener pour les déclarer doivent être décrits. Ici, l’idée est d’aiguiller les collaborateurs.
Vous devez lister les opérations à la charge du conducteur :
Précisez les frais de carburant et d’entretien pris en charge par l’employeur et les procédures à respecter pour se faire rembourser.
Tableau de suivi flotte automobile
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L’entreprise peut préciser un certain nombre d’engagements à suivre pour les conducteurs. En voici des exemples :
La diffusion d’une charte de mise à disposition des véhicules de société optimise, à long terme, l’activité du gestionnaire de parc. Elle apporte des avantages sur plusieurs points :
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