Les entreprises sont tenues d’archiver les documents comptables pendant une durée définie par la loi. Ils contiennent toutes les informations financières sur la société. Le délai de conservation des documents comptables change en fonction de la nature des pièces. L’entreprise doit inévitablement s’y soustraire. À défaut, l’administration fiscale pourra la sanctionner en l’absence d’archives ou en cas de destruction en dehors de la durée légale.
Chaque entreprise est dans l’obligation de justifier de la tenue de sa comptabilité. Elle doit enregistrer tous les mouvements comptables (entrées/sorties d’argent) et elle doit garder tous les documents comptables.
L’obligation d’archivage de l’entreprise intéresse de nombreux documents comptables. Elles visent les pièces qui justifient de chaque écriture comptable, mais aussi les livres comptables obligatoires.
Ce sont donc :
Prenons l’exemple d’une facture. Lorsqu’une entreprise édite une facture de vente, elle doit le faire en deux exemplaires :
Bon à savoir
L’obligation d’archivage ne concerne pas seulement les documents comptables de l’entreprise. Elle touche également :
La loi régit la durée de conservation des documents comptables, mais pas le format des archives. L’entreprise est libre de choisir celui qui est le plus adapté à son organisation.
Deux formats d’archivage sont possibles :
Bon à savoir
L’article A102-B2 du livre des procédures fiscales¹ réglemente la numérisation des documents de l’entreprise.
La loi impose :
Chaque document numérisé doit être assorti :
Toutes ces démarches liées à une bonne conservation des éléments électroniques, contrôlables et inaltérables constituent la mise en place d'un archivage à valeur probante. La valeur probante permet à un fichier numérique d’avoir la même valeur légale qu’un document papier original en cas de contrôle par les administrations fiscales.
De la même manière, l’entreprise est tenue de fournir l’original du document. C’est le cas en cas de contrôle fiscal. Cependant, elle est en droit de présenter une copie de ses factures de ventes à condition que ce soit une reproduction fidèle de la pièce.
La conservation des documents comptables présente un intérêt pour l’entreprise, mais aussi pour les tiers.
1/ L’intérêt de la conservation des documents pour l’entreprise
La conservation des documents comptables favorise une bonne gestion de l’entreprise. C’est aussi le moyen de justifier de sa comptabilité.
L’archivage des documents comptables permet à l’entreprise de :
2/ L’intérêt de l’archivage des documents comptables pour les tiers
La loi impose la durée de conservation des archives, car l’administration est en droit de réaliser des contrôles. Ce sont des contrôles effectués après les différentes déclarations de l’entreprise. L’administration a un droit de contrôle et d’enquête pendant un certain délai, ce qui l’autorise à réclamer des pièces.
De la même manière, les associés et les actionnaires sont en droit de demander à consulter les documents comptables de l’entreprise.
Enfin, la justice peut aussi réclamer ces pièces. Cela peut être le cas pour :
Les délais ne sont pas définis au hasard et dépendent généralement des délais de prescription.
En effet, elle est étroitement liée aux délais de prescription des actions à l’encontre de l’entreprise en cas de contestation ou de contrôle de l’administration fiscale, par exemple. L’extinction de ce droit correspond souvent à la durée de conservation.
La conservation des documents comptables de l’entreprise concerne donc les livres comptables obligatoires et les diverses pièces comptables justificatives.
L’article L123-22 du Code de commerce² fixe la durée de conservation à 10 ans. Ce délai débute à compter de la clôture de l’exercice comptable.
Cela concerne :
Bon à savoir
L’article L102 B du livre des procédures fiscales³ précise que “les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels le droit de communication, d’enquête ou de contrôle de l’administration s’exerce doivent être conservés pendant 6 ans”. Le délai est porté à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude, absence de déclaration, activité illicite, etc.).
La durée d’archivage est la même que pour les livres comptables obligatoires. Le délai de 10 ans court également à compter de la clôture de l’exercice comptable.
Cela concerne toutes les pièces comptables justificatives :
Bon à savoir
Les documents commerciaux de l’entreprise permettent aussi de justifier certains contrats et d’écritures comptables.
Par exemple : Les contrats commerciaux que l’entreprise a conclus avec des commerçants ou non : la durée de conservation est de 5 ans (article L110-4 du Code de commerce). Les contrats immobiliers sont à garder pendant 30 ans (article 2272 du Code civil).
Une entreprise peut être sanctionnée lorsqu’elle ne respecte pas son obligation de conservation des documents comptables. En effet, l’administration est en droit de mettre en place une procédure de contrôle fiscal à son encontre. À ce moment, l’entreprise doit présenter ses documents fiscaux, ses documents comptables et les pièces comptables justificatives que l’administration est en droit de lui demander.
L’article 1734 du Code général des impôts⁵ indique que “l’absence de tenue de ces documents ou la destruction de ceux-ci avant les délais prescrits” sont punies d’une amende de 10 000 €. Lorsque l’entreprise présente seulement une partie des documents, elle risque une amende de 1 500 € par document, dans la limite de 50 000 €.
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Pour en savoir plus sur les documents comptables, vous pouvez consulter nos articles sur :