Pour régler une dépense de faible montant sans attendre le mandat, les collectivités et les établissements publics s'appuient depuis des décennies sur la régie d'avances.
Un dispositif qui fonctionne, reposant sur un régisseur nommé, une avance de fonds plafonnée et une reconstitution périodique des pièces auprès du comptable public.
Mais depuis récemment, la carte achat offre une autre voie au secteur public, encadrée par le décret 2023-209 du 27 mars 2023, désormais promue par l'État. Dans cet article, découvrez le cadre qui régit chacun des deux outils, et les situations concrètes dans lesquelles la carte achat peut prendre le relais de la régie.
La régie d'avances est une dérogation au principe de séparation entre l'ordonnateur et le comptable. Dans les collectivités locales, elle relève des articles R. 1617-1 à R. 1617-18 du code général des collectivités territoriales ; pour l'État et ses établissements, du décret n° 2019-798 du 26 juillet 2019. Dans les deux cas, l'ordonnateur crée la régie par acte constitutif, nomme un régisseur personne physique après avis conforme du comptable, et lui confie une avance dont le montant est plafonné.
Pour les organismes de l'État, cette avance ne peut dépasser le quart des dépenses annuelles prévisibles de la régie. Le régisseur paie, conserve les justificatifs, puis demande la reconstitution de son avance sur présentation des pièces. Depuis le 1er janvier 2023, la réforme de la responsabilité des gestionnaires publics a remplacé la responsabilité personnelle et pécuniaire du régisseur par un régime unifié, pour autant cela n’a pas supprimé le formalisme du dispositif : un régisseur titulaire, des suppléants, un contrôle interne des régies et des arrêtés de nomination à tenir à jour.
La carte achat de son côté repose sur un schéma différent. Le décret n° 2023-209 la définit comme une modalité d'exécution des marchés publics : l'agent porteur commande auprès d'un fournisseur, l'émetteur de la carte (l’agent) paie ce fournisseur, puis adresse périodiquement à votre entité publique un relevé d'opérations qui appuie sa demande de paiement. Le comptable public règle l'émetteur (l’agent) après ses contrôles habituels.
De cette manière, personne ne manipule de fonds publics, la dépense est autorisée à chaque transaction selon des plafonds définis par l'ordonnateur, et la pièce justificative circule de manière dématérialisée de bout-en-bout.
NB : L'instruction interministérielle du 16 mai 2023 relative aux cartes d'achat et cartes d'affaires a d'ailleurs demandé la généralisation de ces outils dans l'ensemble des administrations de l'État.
Le tableau suivant résume les différences qui pèsent au quotidien.
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Critère |
Régie d'avances |
Carte achat |
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Fondement |
CGCT R. 1617-1 à 1617-18 (collectivités), décret 2019-798 (État) |
Décret 2023-209 du 27 mars 2023 |
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Acteur clé |
Régisseur nommé, personne physique |
Agent porteur habilité par l'ordonnateur |
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Fonds engagés |
Avance versée par le comptable, plafonnée |
Aucune avance : l'émetteur paie, l'entité rembourse sur relevé |
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Contrôle de la dépense |
A posteriori, lors de la reconstitution |
À la transaction (plafonds, segments, fournisseurs) puis sur relevé |
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Justificatifs |
Pièces papier rassemblées par le régisseur |
Relevé d'opérations et justificatifs dématérialisés |
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Champ |
Dépenses listées dans l'acte constitutif |
Marchés publics hors exclusions, plus dépenses listées par arrêté |
Les services techniques, les écoles ou les crèches ont un point commun : ils utilisent quotidiennement des petites fournitures dont le besoin ne se planifie pas à l'euro près. Un rouleau de câble, un lot de gants, du matériel pédagogique, une machine à laver, une pièce de plomberie pour un bâtiment communal… autant d'achats à quelques dizaines à centaines d'euros pour lesquels l'émission d'un bon de commande, puis d'un mandat, coûte plus cher en traitement que l'achat lui-même.
Avec une régie, ces achats supposent que le régisseur soit disponible, que l'avance suffise jusqu'à la prochaine reconstitution et que chaque ticket soit collecté, classé puis transmis.
La carte achat secteur public confiée au responsable de service ou au chef d'atelier supprime ces délais : le plafond mensuel et la liste des segments d'achat autorisés sont paramétrés à l'avance, le fournisseur est payé immédiatement et le relevé d'opérations agrège l'ensemble des transactions pour le service financier. À terme, le contrôle est déplacé en amont de la dépense.
Historiquement, les frais de mission/déplacements représentent l'un des motifs de la création de la régie d'avances. Entre les billets de train, les nuitées, les repas, les péages ou même le stationnement lors d'un déplacement professionnel, la régie permet d'éviter que l'agent avance ses propres deniers, mais elle oblige forcément le régisseur à remettre des fonds avant le départ, à récupérer les justificatifs au retour et à traiter les écarts entre l'estimation et la dépense réelle.
Une carte achat permet à l’agent de régler ces frais au moment où ils surviennent.
Par exemple : un sapeur-pompier détaché sur un renfort inter-départemental n'a plus à passer par la régie ni à attendre un remboursement pour préparer son déplacement. Les plafonds par porteur limitent le risque, et le relevé d'opérations facilite le rapprochement avec les états de frais.
Une part croissante des achats de faible montant se réalise sur des plateformes en ligne : des licences logicielles, abonnements à des plateformes professionnelles, matériel spécialisé disponible uniquement chez un vendeur à distance… La régie d'avances, conçue pour des paiements en espèces ou par chèque, n’est par conséquent la méthode adaptée pour ce système. Dans certains cas, des collectivités ont doté leur régie d'une carte bancaire (ce qui revient à superposer deux dispositifs).
La carte achat est la méthode la plus adaptée au paiement à distance, à condition que la dépense s'inscrive dans un marché ou un achat de faible montant conforme au code de la commande publique. Pour un service informatique qui renouvelle des licences ou un centre de documentation qui commande des ouvrages, la carte remplace utilement une régie devenue obsolète. Le relevé d'opérations, complété par la facture dématérialisée du vendeur, constitue la pièce justificative attendue par le comptable.
La régie d'avances est souvent présentée comme la réponse aux situations d'urgence. Dans les faits, elle ne fonctionne que si le régisseur est présent et si l'avance n'est pas épuisée.
Pour une fuite dans une école un vendredi soir, une pièce de rechange pour un véhicule d'intervention, l'hébergement d'urgence d'une équipe mobilisée sur un événement climatique… Toutes ces dépenses n'attendent pas la prochaine reconstitution ni le retour de congé du régisseur.
La carte achat confiée à un cadre d'astreinte ou à un chef de centre permet de payer sur place, à toute heure, dans la limite d'un plafond adapté à sa fonction. L'ordonnateur conserve la maîtrise du périmètre par les segments d'achat autorisés, et le comptable retrouve la dépense sur le relevé d'opérations avec son justificatif. Pour les services départementaux d'incendie et de secours, les services techniques intercommunaux ou les établissements hospitaliers, cette réactivité constitue l'un des apports les plus concrets du dispositif.
Le parc automobile d'une collectivité ou d'un établissement génère un flux continu de petites dépenses : carburant, lavage, péages, pièces d'usure et, plus spécifiquement, des taxes et redevances qui ne relèvent pas d'un marché public. L'arrêté du 22 mai 2023, pris en application de l'article 3 du décret n° 2023-209, autorise expressément le paiement par carte achat de quatre catégories de dépenses hors marchés :
Ces dépenses transitaient auparavant par une régie ou par un circuit de mandatement lourd pour des montants souvent inférieurs à 50 €. Le gestionnaire de flotte équipé d'une carte achat les règle directement en ligne, sans avance de fonds, et le relevé d'opérations en assure la traçabilité.
La carte achat ne couvre pas tout le périmètre d'une régie d'avances. Le décret n° 2023-209 exclut de son champ les marchés de travaux (sauf décision motivée pour l'entretien et les réparations courantes non immobilisés), les marchés conduisant à une comptabilisation sur comptes de stocks et les marchés faisant l'objet d'une avance. Les dépenses hors marchés se limitent à celles listées par arrêté du ministre chargé du budget. Une régie reste donc nécessaire pour certains paiements en espèces, par exemple les secours d'urgence ou les aides individuelles versées en numéraire par un centre communal d'action sociale.
La bonne démarche consiste à cartographier les dépenses réellement payées par chaque régie, à identifier celles qui relèvent du champ de la carte achat et à ne conserver la régie que pour le résidu. Ce travail se mène avec le comptable public assignataire, dont l'avis est requis pour toute modification ou suppression de régie.
Mooncard équipe déjà plus de 3 300 organismes publics, dont les entités rattachées aux ministères couverts par le partenariat renouvelé avec la Direction des Achats de l'État, ainsi que des régions, des départements, des métropoles et des SDIS. Nos cartes de paiement permettent à l'ordonnateur de définir pour chaque porteur des plafonds, des catégories de dépenses et des plages d'utilisation, tandis que les justificatifs sont capturés depuis l'application mobile au moment de la dépense. Le relevé d'opérations et les données de transaction sont ensuite restitués sous une forme exploitable par vos services financiers, ce qui facilite le travail de contrôle et de mandatement.
Pour évaluer quelles régies d'avances de votre collectivité ou de votre établissement pourraient être remplacées, demander une démonstration à nos équipes secteur public.