Dans une collectivité, la plupart des achats courants passent par un bon de commande : l'agent exprime un besoin, le service engage la dépense, le fournisseur livre et facture, le service fait est constaté, puis le mandat part chez le comptable public. Ce circuit offre des garanties solides et reste indispensable pour de nombreuses dépenses. Pour les petits achats répétitifs, une autre voie existe depuis 2004 et a été refondue en 2023 : la carte achat. Cet article suit un même achat dans les deux circuits, jour par jour, puis détaille les critères pour choisir l'un ou l'autre.
Les services techniques d'une commune ont besoin d'un lot de pièces de plomberie pour 180 € TTC, chez un fournisseur titulaire du marché de fournitures.
Jour 1 : Le chef d'équipe transmet sa demande au gestionnaire du service.
Jour 2 : Le gestionnaire vérifie les crédits disponibles et saisit l'engagement dans le logiciel financier ; le bon de commande part après signature d'une personne habilitée.
Jour 5 : Le fournisseur livre.
Jour 8 : La facture arrive sur Chorus Pro.
Jour 12 : Le service rapproche facture, bon de commande et bon de livraison, puis atteste le service fait.
Jour 15 : Le service financier liquide et émet le mandat.
Jour 25 : Le comptable public contrôle et paie, à l'intérieur du délai global de paiement de 30 jours applicable aux collectivités territoriales.
Jour 1 : Le chef d'équipe commande et paie avec sa carte, paramétrée pour les fournitures, et photographie le justificatif. Le fournisseur est payé par l'émetteur de la carte.
Fin du mois : L'émetteur adresse le relevé d'opérations, qui regroupe toutes les transactions de la période. L'ordonnateur contrôle le relevé et les justificatifs, impute les dépenses, puis le comptable public paie l'émetteur en une seule opération.
Le premier circuit mobilise cinq ou six intervenants pour une dépense ; le second regroupe le travail administratif de dizaines d'achats sur un relevé unique.
Le circuit classique applique les principes du décret n° 2012-1246 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique : engagement, liquidation et ordonnancement par l'ordonnateur, contrôle et paiement par le comptable public. NB : Depuis le déploiement de la facturation électronique vers le secteur public, les fournisseurs adressent leurs factures par Chorus Pro, le détail disponible sur notre article sur la facturation électronique dans le secteur public.
La carte achat repose sur le décret n° 2023-209 du 27 mars 2023, qui en fait une modalité d'exécution des marchés publics par paiement à autorisation systématique. Trois catégories de marchés en sont exclues : les marchés de travaux, sauf entretien et réparation courants non immobilisés sur décision motivée, les achats comptabilisés en stocks et les marchés faisant l'objet d'une avance. Un arrêté du 22 mai 2023 autorise en outre le paiement par carte de certaines dépenses hors marché, comme les certificats d'immatriculation ou les vignettes Crit'Air. Le détail du dispositif figure dans notre article sur le fonctionnement de la carte achat public.
| Critère | Bon de commande | Carte achat |
|---|---|---|
| Autorisation | Engagement et signature à chaque achat | Paramétrage de la carte en amont (plafond, catégories, horaires) |
| Paiement du fournisseur | Après mandatement, dans le délai global de paiement | Par l'émetteur, dès l'exécution |
| Pièces | Facture, bon de commande, service fait | Relevé d'opérations et justificatifs dématérialisés |
| Acte de paiement du comptable | Un mandat par facture | Un paiement par relevé |
| Exclusions | Aucune | Travaux (sauf exception), stocks, marchés avec avance |
| Traçabilité | Dans le logiciel financier | Par transaction, porteur et catégorie |
Le bon de commande reste le circuit naturel pour les achats planifiés et d'un montant significatif, pour les prestations intellectuelles, pour les achats d'équipement immobilisé et pour les marchés de travaux.
La carte achat convient aux achats courants, fréquents et de faible montant unitaire : fournitures, petit matériel, pièces détachées, consommables, achats en ligne payables à la commande, dépenses urgentes lors d'une astreinte.
Pour savoir où placer la frontière, l'analyse des mandats de l'année précédente par tranche de montant et par fournisseur donne une base solide. Elle permet aussi de vérifier la cohérence avec les seuils de procédure, relevés en 2026 comme l'explique notre article sur les nouveaux seuils des marchés publics. Dans de nombreuses collectivités, la carte achat reprend aussi une partie des dépenses jusqu'ici réglées par la régie d'avances, selon les cas décrits dans notre article sur la carte achat et la régie.
Mooncard vous accompagne. Mooncard équipe plus de 3 300 administrations et établissements publics avec sa carte achat. Les plafonds, catégories de commerces et horaires se paramètrent depuis l'espace administrateur, avec effet immédiat ; les justificatifs sont photographiés par les agents, et les notes de débours sont transmises vers Chorus Pro sans ressaisie.