La modification de la date de clôture de l’exercice comptable - Mooncard

Choisir la date de clôture de l’exercice comptable 

L’exercice comptable rythme l’activité de l’entreprise. Appelée également  exercice social, c’est une période qui s’étend généralement sur une année. La clôture des comptes annuels permet de calculer l’impôt sur les sociétés, le bénéfice et d’avoir une vision globale pour la gestion.

Le principe du libre choix de la date de clôture des comptes annuels

Les associés peuvent choisir la date qui leur convient pour la clôture de l’exercice comptable.  Cependant, ils doivent respecter deux exigences :

• L’exercice social doit nécessairement être de 12 mois. C’est la durée fixée par la loi à l’article L123-12 du Code de commerce.
• La date doit toujours être la même et ne peut pas varier d’un exercice à un autre.

Quelles dates choisir pour la clôture d’un exercice social ?

Le choix de la date de la clôture de l’exercice comptable se fait lors de la création de l’entreprise. Les associés la mentionnent dans les statuts. La date ne doit pas nécessairement correspondre à une année civile et n’est pas forcément celle du 31 décembre. Cela dépend de l’activité.

Prenons un exemple : les commerçants ont souvent une activité plus importante pendant les fêtes de fin d’année. Il est plus judicieux pour eux d’opter pour une date postérieure     . C’est la même chose pour une activité saisonnière.

Les micro-BIC (Bénéfices industriels et commerciaux) ne sont pas tenus de présenter une comptabilité. Le choix d’une date de clôture ne les concerne pas.

Est-il possible de changer la date de clôture de l’exercice comptable ?

Les entreprises industrielles et commerciales ont la liberté de modifier la date de clôture de leur exercice social. Plusieurs raisons peuvent les inciter à prendre cette décision. Par exemple :

• La date choisie initialement ne convient pas à l’activité de la société qui a évolué ;
•  L’entreprise intègre un groupe, elle      doit s’aligner sur la même date que celle de la société mère au même titre que chaque établissement, etc. ;

Le droit de modification de la date de clôture de l’exercice comptable ne concerne pas les sociétés soumises au régime des bénéfices non commerciaux (BNC) et les micro-BNC. En effet, la loi impose la date du 31 décembre.

Quelle est la procédure pour modifier la date de clôture de l’exercice comptable ?

Nous l’avons vu, elle n’est pas possible pour celles soumises aux BNC (Bénéfices non commerciaux). En revanche, les formalités de modification de la date de clôture ne sont pas les mêmes pour une entreprise individuelle et pour une société. 

Le changement d’une date de clôture de l’exercice social pour une entreprise individuelle

Le dirigeant d’une entreprise soumise aux BIC peut facilement modifier la date de clôture de l’exercice comptable. Il adresse simplement un courrier au service des impôts dont il dépend (éventuellement en recommandé avec accusé réception pour être certain de sa réception). Aucune mention n’est obligatoire pour cette demande. Cependant, la lettre doit stipuler les coordonnées de l’entreprise (le nom, l’adresse, numéro SIREN) et la nouvelle date choisie. Il doit l’envoyer par anticipation pour prévoir le délai de traitement par le SIE.

La modification de la date de clôture de l’exercice comptable d’une société 

Changer la date de clôture de l’exercice social d’une entreprise est plus complexe. Ces formalités se déroulent en quatre grandes étapes.

Obtenir une décision de l’assemblée générale extraordinaire

La modification de la date de clôture doit obtenir l’approbation des associés ou des actionnaires en assemblée. L’entreprise doit être vigilante sur la date de convocation de cette AG. En effet, c’est la date de l’exercice en cours qui sera modifiée, elle doit donc se tenir avant son terme.

La tenue de l’assemblée générale change suivant la forme de la société :

• Pour les SAS (Sociétés par actions simplifiées) et les SARL (Société à responsabilité limitée) : c’est une assemblée générale extraordinaire qui doit se tenir. Un procès-verbal d’AG doit entériner la décision.
• Pour les SASU (Société par actions simplifiée unipersonnelle) et les EURL (Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) : c’est le seul associé qui acte du changement et dresse un procès-verbal des décisions de l’associé unique.

Mettre à jour les statuts de l’entreprise

Une fois que les associés et les actionnaires adoptent la décision, les statuts de la société doivent être modifiés. Cela se fait en rectifiant l’article relatif à la date de clôture de l’exercice comptable.

Remplir le formulaire M2

La société doit ensuite compléter le formulaire M2 en trois exemplaires. Pour cela, l’entreprise a deux possibilités :

• Faire sa démarche en ligne auprès du greffe du tribunal de commerce ;
• Télécharger le formulaire en ligne avec sa notice explicative.

Plusieurs parties du formulaire M2 doivent être renseignées :

• Dans le cadre 1 : cocher la case “Autres” en précisant “changement de date de clôture de l’exercice comptable” ;
• Dans le cadre 2 : spécifier toutes les informations relatives à l’entreprise (coordonnées, Siret, etc.).
• Dans le cadre 3 : inscrire la nouvelle date de clôture de l’exercice social.
• Dans le cadre 21 : ajouter les coordonnées téléphoniques et email de la personne qui a réalisé les formalités.

Le représentant légal ou un mandataire date et signe le formulaire.

Déposer la décision de modification au greffe ou au CFE

Pour ceux qui ont téléchargé le formulaire papier, le dirigeant de l’entreprise doit déposer un dossier au greffe du tribunal de commerce dont il dépend ou au CFE (Centre de formalités des entreprises). 

Plusieurs pièces sont nécessaires : 

• Le PV de décision (celui de l’associé unique ou celui pris en assemblée générale extraordinaire) qui entérine la nouvelle date de clôture ;
• Le formulaire Cerfa ;
• Les statuts de l’entreprise mis à jour, signés, datés et certifiés conformes par le dirigeant.
• Un règlement pour les frais.

Le changement de date de clôture d’un exercice comptable a-t-il des conséquences ?

La modification de la date de clôture a des incidences sur l’entreprise. Elles sont de trois sortes : comptables, fiscales, juridiques.

Les conséquences du point de vue juridique

Toutes les formalités juridiques de l’entreprise vont être décalées. Cela concerne notamment l’affectation des comptes et leur approbation. De la même manière, le changement de date de clôture de l’exercice comptable implique une modification de la date de l’assemblée générale ordinaire et du dépôt des comptes au greffe, etc. 

Les conséquences du point de vue comptable

La modification de la date va décaler toutes les opérations comptables nécessaires pour la clôture des comptes et établir le bilan comptable. L’analyse de la santé financière de l’entreprise peut être dénaturée. En effet, la comparaison avec l’exercice précédent plus long ou plus court n’est pas forcément significative.

Les conséquences du point de vue fiscal

Le changement de la date de clôture de l’exercice fiscal a un impact sur le calcul de l’assiette de l’impôt sur les sociétés (IS).

Deux possibilités : 

• La durée de l’exercice est réduite : les comptes sont arrêtés à la nouvelle date de clôture et déposés dans les 3 mois. L’IS est calculé sur le résultat de la période réduite. L’entreprise doit le régler avant le 15 du 4^e mois.
• La durée de l’exercice est allongée : Un IS provisoire est calculé jusqu’au 31 décembre selon l’ancienne imposition. L’entreprise a jusqu’au 31 décembre pour fournir tous les éléments aux impôts. La liasse fiscale définitive doit être déposée dans les 3 mois qui suivent la nouvelle date de clôture. L’imposition provisoire vient se déduire du calcul final.

La solution Mooncard vous permet de faciliter la gestion de votre comptabilité des dépenses professionnelles. A partir des données de paiement transmises directement lors de votre achat avec votre carte de paiement Mooncard,  le calcul de la TVA ainsi que les écritures comptables sont générés en temps réel. Les écritures comptables s’intègrent automatiquement dans votre logiciel comptable sans ressaisie. Le risque d’erreur est évité et vos justificatifs sont numérisés et archivés à valeur probante. N’hésitez pas à réserver une démo auprès de l’un de nos experts.    

Pour en savoir plus sur la clôture comptable, vous pouvez consulter nos articles sur :

• La date de clôture de l’exercice comptable
• La publication des comptes
• Le bilan d’ouverture
• Révision comptable : 3 choses à savoir pour bien la faire