Les collaborateurs avançaient leurs frais et les justificatifs papier arrivaient en retard, quand ils ne se perdaient pas. Chez MC2I, cabinet de conseil de plus de 1 700 collaborateurs, les notes de frais restaient très traditionnelles. Vincent Terrier, directeur financier, explique comment Mooncard a réduit les temps de gestion, d'analyse et de validation des frais.
📌 En bref
Pouvez-vous nous présenter MC2I ?
MC2I accompagne depuis plus de 30 ans de grands comptes dans leur transformation numérique, notamment dans l'énergie, la banque, la finance, l'assurance et les transports.
« Nous sommes plus de 1700 collaborateurs, et nous sommes aussi une entreprise dans laquelle il fait bon travailler. »
Vincent Terrier, directeur financier de MC2I
Comment gériez-vous les notes de frais avant Mooncard ?
« De manière on ne peut plus traditionnelle : nos collaborateurs payaient leurs frais professionnels avec leur moyen de paiement personnel, réunissaient leurs justificatifs papier, souvent avec du retard, et nous remontaient ça en central pour recontrôler les pièces et passer tout ça en comptabilité. »
Qu'est-ce qui posait problème ?
« Essentiellement, la remontée extrêmement tardive ou la perte de justificatifs. C'était l'un de nos gros problèmes. »
Dans un cabinet de conseil, les consultants se déplacent souvent chez les clients. Plus les collaborateurs sont nombreux, plus les justificatifs papier deviennent difficiles à collecter et à contrôler.
Comment avez-vous connu Mooncard ?
C'est lors d'un déjeuner qu'Olivier Hervo, l'un des vice-présidents de MC2I, découvre la carte : son ami paie l'addition avec sa Mooncard.
« Nous n'avions pas de crainte, nous avions surtout des envies. La rencontre avec Mooncard s'est faite au bon endroit, au bon moment : c'était exactement ce qu'il nous fallait. »
Comment Mooncard a-t-il répondu à vos besoins ?
D'abord par la simplicité de l'application. Ensuite par l'accompagnement pendant le déploiement.
« La mise en place est facile, et nous avons bénéficié d'une assistance à la mise en œuvre extrêmement appréciée. Des équipes disponibles, réactives et de proximité… c'est comme nous. »
MC2I a choisi de remettre les cartes lors d'un séminaire managérial.
« La première réaction a été un effet "wahou", parce que nous l'avions réservé en tant que surprise. »
Quelles fonctionnalités appréciez-vous le plus ?
« Pêle-mêle, évidemment, le côté paramétrable de la carte. Celle que j'apprécie le plus en tant que directeur financier, c'est le tableau de bord de trésorerie, et les rappels pour alimenter le compte. C'est très utile. »
Qu'est-ce qui a changé depuis Mooncard ?
Pour les managers :
« Ça a vraiment renforcé et dynamisé l'action commerciale et managériale. »
Pour les équipes finance :
« Clairement, ça facilite la gestion : nous avons considérablement réduit les temps de gestion, d'analyse et de validation des frais. »
Au quotidien :
« Les retours sont extrêmement positifs. Personne ne souhaiterait revenir en arrière. Mooncard, pour nous, c'est moderne, c'est simple, c'est facile. »
Comment éviter la perte de justificatifs de notes de frais ?
En remplaçant l'avance de frais et le papier par une carte de paiement professionnelle reliée à une application. C'est ce qu'a fait MC2I, dont le principal problème était la remontée tardive ou la perte des justificatifs.
Comment réduire le temps de validation des notes de frais ?
En centralisant les dépenses dans un outil où la finance gère, analyse et valide les frais. MC2I constate des temps de gestion, d'analyse et de validation considérablement réduits.
Comment réussir le déploiement de cartes de paiement auprès des collaborateurs ?
En s'appuyant sur l'accompagnement à la mise en place et en soignant le lancement. MC2I a remis les cartes lors d'un séminaire managérial, avec un effet « wahou » immédiat.
Pour aller plus loin : « Facturation électronique : quelles obligations pour les cabinets de conseil ? »
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