« Ce n’est qu’en ne payant pas ses factures qu’on peut espérer vivre dans la mémoire des classes marchandes. » disait Oscar Wilde. Vraiment ? Et si votre prestataire avait le bon logiciel de facturation lui permettant de vous relancer pour motif de facture impayée en toute simplicité et ce, jusqu’à ce que vous ayez payé ? Oscar Wilde en viendrait à vouloir changer ses propos.
Les factures impayées, les factures non-envoyées sont tout autant de facteurs de stress pour les entreprises. Dites adieu à Word et à Excel, devenus quelque peu obsolètes face à la nouvelle génération de logiciels*. Choisir un logiciel de facturation permet d’alléger la charge de travail administrative de l’entreprise en réduisant au maximum la marge d’erreur. Sur le marché, le nombre de logiciels de facturation a augmenté de façon exponentielle. Mais alors, comment choisir votre logiciel de facturation ?
* Excel et Word sont deux outils extrêmement intuitifs pour la grande majorité des personnes, ce qui explique leur succès. Ils permettent tous deux une certaine flexibilité dans le suivi et les procédés de facturation. Certaines entreprises estiment que ces outils suffisent à leur taille et à leur activité. Mais elles ne sont pas à l’abri d’une erreur de frappe ou de calcul dans une cellule qui pourrait fausser les données figurant sur la facture. Le risque est systémique et peut très vite prendre une grande ampleur dans une sphère où la facturation fait l’objet d’un encadrement législatif très strict.
Les logiciels de facturation nouvelle génération ont un rôle à jouer dans le développement de votre entreprise, notamment en vous aidant à réduire les nombreuses irrégularités de revenus engendrées par les délais/erreurs de paiement et/ou facturation. Il est donc dommage de ne pas faire profiter votre entreprise de ces avancées technologiques.
Un logiciel de facturation est une solution informatique conforme permettant de gérer tout ou une partie du processus de facturation d’une entreprise : édition, transmission, envoi, archivage et intégration des factures dans le système comptable. Etablir les factures de vente pour vos clients n’est pas la seule fonctionnalité d’un logiciel de facturation, vous pouvez y ajouter des options supplémentaires en fonction des besoins de votre entreprise.
C'est pourquoi il est essentiel de disposer d'un outil spécialement conçu pour ces caractéristiques particulières. Un exemple de logiciel est Kalitics, qui a été élaboré pour répondre aux exigences des experts du bâtiment. Accessible entièrement en ligne, il est convivial et offre une gamme étendue de fonctionnalités spécialisées.
Intégrer un logiciel de facturation dans votre entreprise permet de simplifier les tâches administratives en automatisant et numérisant tous les process : gain de temps, gain d’argent, gain de productivité tout en réduisant les anomalies et en améliorant le service client.
Cet outil informatique n’est pas obligatoire pour les entreprises mais est grandement conseillé. Les délais de facturation sont encadrés par la législation française, ils ne peuvent excéder un mois. Faites-y attention.
La facture doit être rédigée en langue française et éditée en 2 exemplaires.
Le logiciel de facturation se charge de faire apparaître toutes ces mentions obligatoires sur chacune des factures et devis édités. Simplifiez-vous la vie (professionnelle) en investissant dans un logiciel de facturation.
Depuis octobre 2019, les entreprises qui ne respectent pas les règles de facturation entre professionnels encourent une amende à hauteur de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende pourra être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1ère sanction. Par ailleurs, les entreprises s’exposent à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, avec un plafond de 1/4 du montant mentionné sur la facture.
Rappelons que les factures doivent être conservées pendant 10 ans minimum sous format papier ou électronique. Sous la forme électronique, on parle d’archivage numérique.
Depuis quelques années déjà, la tendance est à la dématérialisation des documents d’entreprise. Les factures prennent elles-aussi la voie électronique. Du fait de la volatilité et de la vulnérabilité des données numériques couplée à un écosystème juridique et commercial très encadré/régulé en France, les entreprises et l’Etat français ont été longtemps réticents. L’année 2000 a marqué un tournant dans l’histoire de la gestion comptable, financière et administrative en entreprise : les documents numériques ont désormais la même valeur probante que les justificatifs papiers.
Selon les propos de Vincent Hochart au printemps 2006 (alors, directeur commercial information chez IBM), un document coûte 20 euros à classer, 120 euros à retrouver s’il est mal classé tandis que 35% des dossiers archivés ne sont jamais retrouvés, sans compter les coûts liés au stockage en termes d’espace consacré aux documents. L’archivage physique pèse lourd dans vos dépenses. L’enjeu autour de l’archivage numérique s’est progressivement élargi et imposé au monde professionnel comme une nécessité mais surtout comme une solution.
L’archivage numérique c’est l’ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer, conserver, communiquer et restituer des documents électroniques pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou autres fins liées à l’activité de l’entreprise. En résumé, on peut dire que l’archivage numérique apporte les garanties suivantes :
Pour en savoir plus sur l’ archivage numérique, vous pouvez lire l’article Archivage électronique : la dématérialisation en toute confiance qui complète cette petite introduction à la thématique de l’archivage électronique.
N.B. : N’oubliez pas de définir au préalable vos besoins et votre budget.
Les conditions à respecter ont été précisées dans la partie sur les mentions obligatoires devant figurer sur les factures (15 € d’amende par mention obligatoire manquant ou inexacte). Par conforme, on entend aussi un logiciel qui respecte la loi anti-fraude à la TVA de 2018 et au RGPD (Règlement général sur la protection des données) sur la protection des données personnelles. Pour rappel, l’utilisation d’un outil informatique non-conforme/certifié est sanctionnante à hauteur de 7500 euros d’amende.
Il est important que le logiciel de facturation soit intégrable et intégré dans un système de gestion et d’organisation plus général au sein de l’entreprise i.e. que les données puissent être simplement transférées d'un système à l'autre.
Vous pouvez choisir entre un déversement automatique des factures de ventes dans la comptabilité (depuis le logiciel de facturation directement dans le logiciel de comptabilité : toutes les données collectées sont automatiquement converties en écriture comptable, puis administrées dans votre comptabilité) ou un déversement manuel (via la génération d’un fichier depuis le logiciel de facturation qui est importé par la suite dans le logiciel de comptabilité). L’option automatique réduirait le risque d’erreur lors de la saisie comptable.
En fonction de vos besoins, l’option de synchronisation bancaire est envisageable. La possibilité de rapprocher les comptes bancaires de l’entreprise avec votre système de facturation peut être très intéressante afin de simplifier la gestion et le contrôle des mouvements bancaires.
Comme tout document émis par votre entreprise, les factures reflètent aussi votre image de marque. Mettez en avant votre charte graphique : votre police, votre logo etc. Une facture complète, conforme, professionnelle et personnalisée (en prenant les couleurs de l’entreprise émettrice ou en s’adaptant au profil du client-destinataire) souligne la qualité de vos produits et/ou prestations services. Ainsi, il peut être intéressant de savoir si votre logiciel propose cette option.
Le plus important c’est la prise en main du logiciel. Finalement, le choix d’un logiciel se porte sur la facilité avec laquelle on l’utilise, optez selon vos besoins et votre niveau de maîtrise/aisance informatique pour une interface plus ou moins simple, claire et intuitive pour un maximum d’efficacité.
Les logiciels de facturation sont de plus en plus nombreux à s’implanter en ligne i.e. en mode SaaS. Les avantages sont nombreux : possibilité de monter sur la plateforme à n’importe quel moment, de n’importe où, avec un nombre d’utilisateurs dans la limite du nombre d’accès autorisé. L’activité en ligne est au coeur des enjeux de cybersécurité. Il faut donc prêter attention à plusieurs points si vous choisissez un logiciel de facturation en ligne.
Le choix du logiciel de facturation dépend de l’écosystème que vous souhaitez créer autour de cette pierre angulaire dans votre organisation générale et des options autre que l’édition de factures et devis que vous souhaitez trouver dans votre pack informatique (ou pas trouver). Le prix est bien sûr un facteur à prendre en compte mais ne privilégiez pas ce critère au détriment de la qualité. Le choix du logiciel de facturation est important, mais il n’est pas irréversible. Vous pourrez toujours changer de logiciel, seulement, la migration d’une plateforme à l’autre demandera un peu plus de temps.