Dans un réseau de magasins, les points de vente engagent des dizaines de petites dépenses toutes les semaines. Entre les rouleaux de caisse, les produits d'entretien, l’ampoule à remplacer avant l'ouverture et le matériel pour la vitrine des soldes, additionnées sur 20, 50 ou 100 magasins, ces dépenses deviennent un vrai sujet pour la direction financière, qui doit les justifier, les comptabiliser et les comparer d'un site à l'autre.
Une gestion des dépenses retail efficace repose sur un équilibre d’équipe terrain capable acheter ce dont elle a besoin quand elle en a besoin, tout en laissant au siège une vision fiable et à jour des dépenses.
Voici six conseils concrets pour y parvenir.
Avant de fixer des règles, il faut savoir ce que les magasins achètent réellement. L'exercice est plus instructif qu'il n'y paraît, car une partie de ces achats échappe souvent au siège. Entre les achats réglés en espèces depuis la petite caisse, les achats avancés par un responsable de magasin puis remboursés en note de frais, ou ceux payés avec une carte bancaire partagée dont personne ne sait vraiment qui l'a utilisée en dernier, la perte des justificatifs arrive rapidement.
Pour dresser cet inventaire, le plus simple consiste à reprendre trois à six mois de dépenses et à les classer selon quelques questions :
Un tableau de ce type suffit à faire apparaître les grandes familles de dépenses et les écarts entre sites et vous donne déjà immédiatement une meilleure visibilité.
Bon à savoir
Pensez à intégrer les temps forts propres au commerce. Les soldes, la rentrée, les fêtes de fin d'année ou l'ouverture d'un nouveau point de vente font varier fortement les besoins des magasins, et vos règles devront tenir compte de ces variations.
Une fois que vos dépenses sont cartographiées, vous pouvez formaliser une politique de dépenses propre aux magasins. Son rôle, c’est de dire clairement qui peut dépenser, pour quoi et jusqu'à combien, afin que le responsable de magasin n'ait plus à appeler le siège pour chaque achat courant, et que le siège n'ait plus à arbitrer après coup.
Quelques pistes pour une politique de dépenses magasin efficace :
Bon à savoir
Prévoyez dès le départ des ajustements pour les pics d'activité : un plafond calibré pour un mois de mars sera trop serré pendant les soldes de janvier ou la préparation de Noël, et les équipes trouveront d'elles-mêmes des contournements si la règle ne suit pas le rythme du magasin.
Dans le retail, le justificatif est souvent le maillon faible : Un ticket de caisse froissé au fond d'une poche, une facture restée dans la boîte à gants du directeur régional, et c'est une dépense que la comptabilité ne peut ni justifier ni traiter correctement.
L'enjeu dépasse le simple rangement.
Sur le plan fiscal, la déduction de la TVA suppose de disposer d'une facture. Pour les achats d'un montant inférieur ou égal à 150 € HT, une facture simplifiée est admise, avec des mentions allégées, mais un simple ticket de caisse ne permet pas (en règle générale) de récupérer la TVA. Et par ailleurs, sur le plan comptable, gardez en tête que les pièces justificatives doivent être conservées pendant dix ans.
Pour que la remontée fonctionne, fixez trois éléments simples
Bon à savoir
Pensez aussi à demander systématiquement une facture au nom de l'entreprise au fournisseur lorsque c'est possible.
Une comptabilité utile pour un réseau de commerces, ça permet de répondre rapidement à des questions opérationnelles : combien coûte l'entretien du magasin comparé à celui de la ville voisine, pourquoi les fournitures ont-elles doublé dans un point de vente, quel budget prévoir pour la prochaine ouverture…
Pour y parvenir, deux réglages comptent plus que tous les autres :
Bon à savoir
Profitez de ce travail pour clarifier la frontière entre charges et immobilisations : l'administration fiscale admet que le petit matériel, l'outillage, le mobilier et les matériels de bureau d'une valeur unitaire inférieure ou égale à 500 € HT soient comptabilisés directement en charges. Cette tolérance ne s'applique pas au premier équipement d'un magasin ni au renouvellement complet de son mobilier : l'aménagement d'une nouvelle boutique relève donc d'un traitement à part, à cadrer avec votre expert-comptable.
Une politique de dépenses ne vit que si elle est suivie sur le terrain. Faites un rapprochement régulièrement, mené par le siège ou par les directeurs régionaux, afin de repérer les dérives avant même qu'elles ne s'installent et de faire évoluer les règles quand elles ne collent plus à la réalité du terrain.
Pas besoin d’un rapport détaillé, seuls quelques indicateurs suffisent dans la plupart des réseaux. Analysez le montant des dépenses par magasin et par catégorie, le nombre de justificatifs manquants, l'écart par rapport au même mois de l'année précédente et, si vous utilisez encore des espèces, les écarts de petite caisse.
Un point régulier est aussi le bon moment pour recueillir les remontées du terrain pour ajuster votre stratégie. Si un plafond est trop bas, qu’il manque une catégorie, ou bien qu’un fournisseur local qui ne délivre jamais de facture, les retours de vos équipes vous permettent d'ajuster la politique de dépenses au fil des saisons.
Les cinq conseils précédents reposent sur une condition : que chaque dépense soit tracée, justifiée et rattachée à son magasin.
Mais la petite caisse et la carte bancaire partagée remplissent mal cette condition. La caisse expose à des écarts de caisse et à des tickets égarés, la carte bancaire partagée rend impossible de savoir qui a payé quoi, et les deux poussent la comptabilité à reconstituer chaque dépense après coup.
Attribuer une carte de paiement à chaque magasin, voire à chaque responsable, permet d'appliquer directement les règles définies. Les plafonds et les types de dépenses autorisés sont paramétrés sur la carte elle-même, le justificatif est pris en photo et rattaché à la dépense au moment de l'achat, et chaque transaction arrive au siège déjà identifiée, prête à être analysée par point de vente. Les équipes en magasin gagnent en marge de manœuvre, et la direction financière possède tous les outils nécessaires pour la clôture comptable.
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Conseil |
Action concrète |
Qui porte l'action |
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Faire l'inventaire des dépenses |
Classer trois à six mois de dépenses par nature, fréquence, montant et payeur |
Siège (DAF) |
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Écrire une politique de dépenses |
Définir qui dépense quoi, les plafonds et les règles saisonnières |
Siège, avec la direction réseau |
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Organiser les justificatifs |
Fixer un délai, un format et un référent par magasin |
Responsable de magasin |
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Suivi par magasin |
Créer un centre de coûts par point de vente et des catégories communes |
Comptabilité |
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Faire un point régulier |
Suivre trois ou quatre indicateurs chaque mois |
Directeurs régionaux et siège |
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Passer aux cartes paramétrées |
Remplacer petite caisse et CB partagée par une carte par magasin ou par responsable |
Siège |
Mooncard accompagne les réseaux de magasins dans la gestion de leurs dépenses terrain, de l'achat en point de vente jusqu'à la comptabilité. Chaque carte se paramètre selon vos règles : plafonds par jour, par semaine ou par mois, types de dépenses autorisés, plages horaires d'utilisation. Lorsqu'un magasin doit faire face à un achat exceptionnel, une autorisation ponctuelle peut être accordée en temps réel depuis votre espace de suivi.
Au moment du paiement, le collaborateur prend en photo son justificatif et le rattache à la dépense depuis son smartphone ; le justificatif est ensuite archivé à valeur probante. Côté siège, vous suivez les dépenses de chaque magasin en temps réel, vous les exportez selon vos critères, notamment par code analytique, et notre moteur comptable génère les écritures prêtes à intégrer dans votre logiciel de comptabilité.
Pour voir comment ces fonctionnalités s'adaptent à votre réseau de magasins, demander une démo à nos équipes !